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En la Prevención de Fraude

Seis puntos clave para generar confianza en nuestro canal de denuncia

 

trust

 Las empresas ponen en práctica y mantienen canales de denuncia  de confianza de manera diferente dependiendo de sus tamaños, culturas, geografía y otros factores. Deben decidir, además, si construirán sus canales de forma interna o los externalizarán.

Son numerosas las ventajas en la externalización de este servicio, como la experiencia y la neutralidad, que pueden aumentar la confianza de los empleados en los canales de denuncia. Un buen proveedor debería permitir la accesibilidad 24h/7d, además de ofrecer servicios o complementos adicionales (como Call Back, consultoria, difusion de contenidos...etc.).

Sin embargo, las pequeñas organizaciones podrían creer que realizarlo internamente es la opción más facil y barata, y esto no es así. Sin entrar en las cuestiones de confidencialidad de las personas encargadas de recibir las denuncias, debemos tener en cuenta que habría que establecer un programa interno que requerirá de una importante inversión en hardware, software y personal cualificado para empezar, más los consiguientes gastos venideros.

De una forma u otra, la dirección debe permanecer independiente y sólo debería intervenir si se comienza una investigación. Consultores externos, incluyendo a examinadores de fraude certificados, pueden ayudar a una organización a implementar un plan de análisis del fraude y ayudar a poner en práctica mejoras continuas sobre los casos que son resueltos.

Pero, además de la correcta implementación, debemos medir el uso de nuestro canal de denuncia y su integración en la empresa. Estos son, los seis principales puntos que tenemos que tener absolutamente claros para la creación de una cultura de confianza sólida y estable:

 

1. Educación y formación

Debemos esforzarnos en que nuestros empleados entiendan el canal de denuncias, de esta forma ayudaremos a consolidar la confianza en el sistema.

Una organización debería formar a sus empleados en el manejo del canal de denuncias, ¿por qué la organización cree en ello?, ¿quién lo gestiona? y ¿por qué son una parte crítica de la cultura de cumplimiento?

2. Comunicación continua

La comunicación sobre la existencia del canal de denuncia, publicaciones de cumplimiento recientes y mensajes de la dirección debería ser periódica y natural. Todo ello se ve reflejado luego en la cantidad de accesos a los canales.

3. Accesibilidad

El acceso a un canal de denuncias debería estar dentro del sitio web de la empresa, en la intranet o externo a la organización, pero siempre bajo la premisa de ser accesible y confidencial.

Se debe comunicar la información del canal en tantas lenguas como sean necesarias para proporcionar la cobertura deseada.

4. Transparencia

Explicar cual será el proceso de investigación luego de la recepción de una denuncia, averiguar lo que el empleado espera del canal de denuncia, informar sobre las responsabilidades de la organización de cooperar y proteger contra las posibles represalias…etc.

Es necesario reducir toda la incertidumbre acerca del servicio.

5. Competencia y objetividad

Los que manejan el canal de denuncias y los procesos de investigación deberían ser profesionales debidamente acreditados, bien entrenados y experimentados en el manejo de denuncias. Si es preciso la organización también debería instalar e implementar sistemas adecuados, procesos y tecnologías para apoyar a los investigadores y a los empleados.

6. Evaluación

Una vez implantado el canal de denuncia, debemos evaluarlo periódicamente atendiendo a las siguientes preguntas:

- ¿Cómo ven los empleados el canal de denuncias y la cultura de cumplimiento de nuestra empresa?

- ¿Nuestro canal responde a las necesidades de los empleados, tanto en contenido como en usabilidad?

- ¿Los informes de uso del canal y el informe de denuncia están bien diseñados y responden a nuestras necesidades?

- ¿Son las investigaciones y las acciones disciplinarias resultantes compatibles con la cultura de cumplimiento deseada?

- ¿Son todas las quejas y resoluciones reveladas y habladas con auditores externos?

Si nuestros empleados desean hacer lo correcto, debemos poner todos nuestros esfuerzos en ayudarlos, apoyarlos y animarlos a que denuncien y se involucren en la buena marcha de la organización.

Nuestros empleados podrían ser la clave para detectar futuros problemas en nuestra empresa.

Su empresa puede contar con la herramienta mejor valorada en la detección de fraude, ofrecemos planes personalizados según sea su necesidad y presupuesto

Visite nuestro sitio o contacte con nosotros y le haremos una propuesta a su medida.

nuevologoi2ethics

 

Fuente: Top 10 factors leading to hotline distrust by Ryan C, Hubbs & Julia B, Kniesche
Fraud-Magazine.com – Julio/agosto 2016

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El Compliance en la toma de decisiones corporativas ... o cómo no jugar a la ruleta rusa con su empresa.

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 Por todos es sabido que las empresas se enfrentan diariamente a riesgos que afectan tanto a su desarrollo económico como a su reputación.

Estos riesgos se originan principalmente en dos ámbitos, el primero de ellos se genera en las acciones llevadas a cabo por los propios empleados de la empresa, mientras que el segundo de ellos se circunscribe al proceso de toma de decisiones comerciales.

Cuando se habla de riesgos que se derivan de las acciones de los empleados de la empresa se incluyen las malas prácticas de empleados deshonestos, así como su falta de conocimientos/experiencia/ profesionalidad y por lo tanto, las graves consecuencias económicas y para la reputación de la empresa, eso sin mencionar el número de litigios a los que la empresa se puede enfrentar y el aumento de los fraudes internos con consecuencias insospechadas.

En lo relativo a la toma de decisiones comerciales, los riesgos se focalizan en operaciones relacionadas principalmente con nuevas inversiones, procesos de fusión y adquisición, alianzas con nuevos socios comerciales, decisiones sobre expansión, colaboración con nuevos proveedores e incluso con determinados clientes. Se trata en definitiva de decisiones que, debido a sus características y repercusión, pueden marcar el éxito o el fracaso de una empresa.

Cabe preguntarse, ¿Qué papel juega el Compliance ante estas situaciones?

El Compliance propone un enfoque basado en una cultura empresarial ética, el control de riesgos corporativos y en la prevención del fraude interno.

El conocimiento es poder, y teniendo esta premisa en cuenta, se hace necesario contar con protocolos eficientes que permitan la toma de decisiones bien informadas y conseguir así reducir los riesgos y cumplir con la normativa vigente.

Para lograr este fin, el Compliance pone a disposición de las empresas una variedad de “herramientas” que se pueden utilizar en función de las características de la situación que genere el riesgo.

  • La incorporación de nuevos empleados a la empresa siempre supone un riesgo que aumenta cuanto más alto sea el puesto de la nueva incorporación, para controlar este riesgo es necesario implementar una política de Background Checks (o informes de Pre-Employment Screening), de esta forma la empresa podrá valorar la idoneidad de la incorporación de ese candidato teniendo en cuenta no sólo su currículum, una verdadera locura, sino también los posibles riesgos que puede aportar una vez se hayan realizado las comprobaciones y chequeos necesarios.
  • Se debe dotar a los empleados de la empresa de un canal que les permitadenunciar de forma confidencial y segura malas prácticas y posibles fraudes cometidos en el seno de las organizaciones. Se trata también de un enfoque preventivo y posibilita que las denuncias realizadas lleguen a las personas adecuadas especialmente si se trata de un Canal de Denuncias Externo que sea gestionado por una tercera parte, ajeno a la empresa y con experiencia contrastada.
  • En el ámbito de la toma de decisiones comerciales arriba mencionadas se hace imprescindible obtener informes de  Due Diligence sobre aquellas empresas o directivos con los que se plantea ya sea una colaboración, una asociación, una inversión o un proceso de fusión o adquisición. Este tipo de diligencia previa es imprescindible debido a las características de estas operaciones y sus consecuencias para la empresa.

Y en España, ¿Tenemos una cultura de Compliance a la hora de tomar decisiones?

En general en nuestro país, y salvo contadas excepciones, no se ha tenido verdaderamente en cuenta el enfoque de reducción de riesgos en la toma de decisiones.

La influencia de empresas multinacionales con una cultura de Compliance más arraigada y, sobre todo, la normativa existente y más concretamente la “Responsabilidad Penal de la Persona Jurídica” ha puesto el foco en la ética empresarial y el control de los riesgos corporativo.

Actualmente existe un interés real por parte de las empresas en el Compliance y las herramientas arriba mencionadas están viendo incrementada su demanda, es cuestión de tiempo, como ya ha pasado en otros países, que también sean utilizadas por la gran mayoría de las empresas de nuestro país.

Al fin y al cabo, a nadie debería gustarle jugar a la ruleta rusa en la toma de decisiones empresariales …

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