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En la Prevención de Fraude

El CCO, sus funciones y obligaciones

legal 1302034 640Llevamos meses escuchando a grandes profesionales sobre que es el cumplimiento, que significa, que implica, como se aplica, quien lo aplica, quien debe ocupar ese puesto, ... y entre todo yo he echado en falta una simple descripción formal de funciones y obligaciones de este puesto.

Todos sabemos que la figura en si ya existía desde hace más de 10 años en los países anglosajones, los cuales también han pasado por la “fiebre” que estamos pasando. Lo bueno de esto es que han tenido tiempo de hacer pruebas de acierto y error.

En mi experiencia, este puesto debería ser uno de los perfiles más buscados después del de los empleados nuevos. El siguiente es un modelo de descripción de esta posición que fue proporcionado por cortesía de Tyler & Company, una compañía de Atlanta (GA). La descripción definitiva ha de hacerla cada empresa adaptándose a su propio modelo de organización y a las circunstancias normativas, y asesorándose adecuadamente.

RESUMEN GENERAL

El Director de Cumplimiento supervisa el Programa de Cumplimiento Corporativo, que funciona como un órgano independiente y objetivo que revisa y evalúa los problemas / preocupaciones de cumplimiento dentro de la organización. La posición asegura que el Consejo de Administración, dirección y los empleados están en conformidad con las normas y reglamentos de las agencias reguladoras, que las políticas y procedimientos de la compañía se están siguiendo, y que el comportamiento en la organización cumple con los estándares de conducta de la compañía.

La Oficina de Cumplimiento Corporativo existe:
• Como un canal de comunicación para recibir y orientar los problemas de cumplimiento a los recursos apropiados para la investigación y resolución, y
• Como un recurso interno final con el que las partes pueden comunicarse después de haber agotado otros canales y recursos formales.

OBJETIVO GENERAL

El Director de Cumplimiento actúa como empleado para el CEO y el Consejo de Cumplimiento Corporativo mediante el seguimiento y notificación de los resultados de los esfuerzos en cumplimiento / ética de la compañía y en proporcionar orientación a la Junta y al equipo de alta dirección de los asuntos relacionados con el cumplimiento. El Director de Cumplimiento, junto con el Comité de Cumplimiento Corporativo, está autorizado para implementar todas las acciones necesarias para asegurar el logro de los objetivos de un programa de cumplimiento efectivo.

OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES

Desarrolla, inicia, mantiene y revisa las políticas y procedimientos para el funcionamiento general del Programa de Cumplimiento y sus actividades relacionadas para prevenir la conducta ilegal, no ética o inadecuada. Gestiona el funcionamiento del día a día del programa.

Desarrolla, revisa y actualiza periódicamente las normas de conducta para asegurar su actualización y pertinencia para orientar a los directivos y empleados.

Colabora con otros departamentos (por ejemplo, gestión de riesgos, auditoría interna, los servicios del empleado, etc.) para dirigir los problemas de cumplimiento a los canales apropiados existentes para la investigación y la resolución. Consulta con el abogado corporativo, según sea necesario, para resolver los problemas de cumplimiento legales difíciles.

Responde a las presuntas violaciones de las normas, reglamentos, políticas, procedimientos y normas de conducta mediante la evaluación o la recomendación de la iniciación de los procedimientos de investigación. Desarrolla y supervisa un sistema para el manejo uniforme de tales violaciones.

Actúa como un órgano independiente de revisión y evaluación para garantizar que las cuestiones de cumplimiento / preocupaciones dentro de la organización están siendo evaluadas adecuadamente, investigadas y resueltas.

Monitorea, y si es necesario, coordina las actividades de cumplimiento de otros departamentos para que se mantengan al tanto de la situación de todas las actividades de cumplimiento y para identificar tendencias.

Identifica las áreas vulnerables al cumplimiento y el riesgo; Desarrolla / implementa planes de acción correctiva para la resolución de cuestiones problemáticas, y proporciona una guía general sobre cómo evitar o hacer frente a situaciones similares en el futuro.

Proporciona informes regularmente, según le sea solicitado o esté indicado, para mantener informado al Comité de Cumplimiento Corporativo del Consejo y la alta dirección, de la operación y el progreso de los esfuerzos de cumplimiento.

Asegura la comunicación adecuada de violaciones o violaciones potenciales a los organismos ejecutivos debidamente autorizados según sea apropiado y / o requerido.

Establece y proporciona directrices y administra el canal de ética y cumplimiento.

Establece y mantiene un programa efectivo de comunicación de cumplimiento para la organización, incluyendo la promoción:
1. del uso de la Línea Ética de cumplimiento;
2. una mayor conciencia de las Normas de Conducta, y
3. la comprensión de los nuevos y existentes problemas de cumplimiento y las políticas y procedimientos relacionados.

Trabaja con el departamento de Recursos Humanos, y otros según sea apropiado, para desarrollar un programa de entrenamiento efectivo en cumplimiento, incluida la formación de introducción adecuada para los nuevos empleados, así como la formación continua para todos los empleados y directivos.

Supervisa el rendimiento del Programa de Cumplimiento y actividades relacionadas regularmente, tomando las medidas adecuadas para mejorar su eficacia.

REQUISITOS
A. Educación: Una licenciatura (deseable un Master).
B. Experiencia: Un mínimo de 10 años de experiencia en una organización ..(sector de la empresa), a fin de tener el liderazgo necesario. Familiaridad con la operativa, la calidad, las finanzas y los procedimientos y reglamentos de recursos humanos.

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Por qué externalizar el control del fraude es rentable para la empresa

fraudePonerse la venda antes de la herida tiene un gran coste. La sociedad exige a las empresas un comportamiento ético, y la Ley, también. Esto significa que, no sólo las personas físicas pueden cometer delitos, y ser castigadas por ello, también las empresas pueden ser juzgadas y condenadas. En el caso de tener al momento de la comisión del delito, modelos de gestión y organización, vigilancia, control y prevención, la persona jurídica podria aminorar las penas o ser exonerada.

 En este sentido, la evolución natural de la responsabilidad social corporativa da un paso de gigante al pasar de las recomendaciones a la “obligatoriedad” de anticiparse. 

Por lo tanto, en el actual marco legal resulta casi obligatorio para las empresas, contar con herramientas para la identificación de los riesgos a los que está expuesta por su actividad:

  1. Contar con un código de valores y principios para orientar las acciones de los empleados.
  2. Evitar la contratación de personas no adecuadas de personal previniendo los riesgos potenciales por medio de las verificaciones de currículum.
  3. Contar con un programa de formación anual en ética y cumplimiento para asegurarse del conocimiento de la misma.
  4. Tener un canal de comunicación en la organización (canal de denuncia) para poder denunciar de manera confidencial acciones irregulares o ilícitas que puedan ocurrir en el marco de la actividad de la empresa.
  5. Evaluación bianual de la reputación de los directivos de la compañía para la identificación de potenciales conflictos.
  6. Due Diligence de las terceras partes con las que se realizan actividades comerciales.
  7. Análisis de datos para detectar actividades anómalas.
  8. Evaluación específica de las acciones antifraude por parte de terceros especialistas, que puedan ofrecer consejos objetivos y que puedan asesorar sobre las metodologías, sesgos, conclusiones, etc.

ética empresarial

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¿Sabes DE VERDAD a quién contratas en tu empresa?

Proceso de seleccion

El siguiente paso en la Selección de Personal: 

El Compliance como herramienta en la contratación de nuevos empleados.

 

Muchos recordarán un famoso anuncio de televisión de hace unos años en los que se preguntaba “Y tú, ¿cueces o enriqueces?”, o en otras palabras “Y tú, ¿te limitas a hacer lo justo o de verdad haces las cosas bien?”.

Eso mismo se podría extrapolar a la situación de las empresas españolas con respecto al Compliance y más concretamente a los cambios legislativos relativos a “La Responsabilidad Penal de la Persona Jurídica”, la cual está suponiendo un verdadero cambio en la mentalidad empresarial en España.

A día de hoy, la mayoría de las empresas españolas ya son conocedoras de los cambios legales que ha traído consigo la “Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas” y ahora es el momento de dar un paso más y pasar a la práctica. 

Muchas empresas ya han llevado a cabo o están en proceso de llevar a cabo sus auditorías de Compliance, diseñando su mapa de riesgos y redactando sus códigos éticos … y ¿después qué? después viene el trabajo del día a día y en esa actividad diaria es donde hay que implementar mecanismos eficaces de control en las áreas señaladas en el mapa de riesgos.

Hoy me centraré en una de esas áreas, la Selección de nuevos empleados.

A estas alturas nadie debería poner en duda que la incorporación de una nueva persona en una organización siempre supone un riesgo para la empresa y que aumenta cuanto más alto es el perfil del nuevo empleado.

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Cómo Gestionar los Riesgos de su empresa

Queramos admitirlo o no, estamos en situación de permanente riesgo. Especialmente las empresas, porque a los riesgos internos y a los propios derivados de su actividad, hay que añadirles los externos, en la mayoría de casos, difícilmente previsibles y, por tanto, inabordables.

cumplimiento

Los principales riesgos externos que pueden afectar a una empresa pueden dividirse en 4 grupos:

Los riesgos estratégicos

Pueden ser de naturaleza geopolítica, o venir desde el mercado y la competencia, derivados de fusiones y adquisiciones o incluso cabe que provengan del propio sector empresarial al que pertenece la organización.

Los riesgos operacionales

Tienen que ver con la cadena de suministros, la seguridad, el medio ambiente o la regulación legal.

Los riesgos financieros

Están presentes en las operaciones que requieran crédito o impliquen manejar tipos de cambio, tipos de interés y fiscalidad, con las sanciones asociadas a sus posibles incumplimientos.

Los riesgos provenientes del azar

Algunos son imprevisibles, como los desastres o catástrofes naturales, pero otros pueden y deben anticiparse, como las crisis económicas o las modificaciones legales.

A estos peligros hay que sumar la parte que internamente también puede afectar a la organización: riesgos derivados del comportamiento de los propios empleados y de los stakeholders de la compañía, riesgos derivados de la reputación y la propia cultura empresarial, así como también riesgos provenientes de operaciones inversión y hasta de la liquidez del negocio.

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Circular 1/2016, de 22 de enero, sobre la responsabilidad de las personas jurídicas

La Fiscalía ha hecho pública la esperada circular sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas. En ella, imparte instrucciones a los fiscales sobre cómo valorar la eficacia de los planes de cumplimiento normativo.

 

resppenaljuridicas

¿Su empresa cuenta con mecanismos para el control de riesgos y prevencion del fraude?

En GAT intelligence ponemos a su disposicion servicios a medida para las necesidades surgidas a raiz de la Reforma Penal, y de aplicación en el día a día de la empresa.

 

Infórmese de nuestros servicios de Compliance Penal 

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Las 4 herramientas básicas de Compliance para su Empresa.

Saber cuáles son las estructuras de control más adecuadas para evitar o gestionar los riesgos en una empresa resulta esencial, ya que no hacerlo implica incurrir en posibles responsabilidades penales.  

Por eso, tras la última reforma del Código Penal, se hace necesario que todas las organizaciones, independientemente de su sector o tamaño, pongan en marcha un sistema de cumplimiento normativo (Compliance Penal) y contractual adecuado a  su situación.

Sin intentar comprender y posteriormente mitigar los posibles riesgos, no sólo globales, sino también específicos de cada sector empresarial, las empresas no pueden sobrevivir. Eso requiere que se instauren procedimientos y se adopten políticas que cubran la totalidad de cada negocio. Medidas "vivas", que hay que revisar y adaptar constantemente para que funcionen, incorporando la inestabilidad del mundo en el que vivimos a la metodología de trabajo.

riskLa capacidad de gestionar riesgos debe ser implementada lo más pronto posible y recorrer toda la estructura de la organización. Pero, ¿cuáles son las herramientas principales que pueden ayudar a mantener en orden en materia de Compliance Penal?

Las herramientas más importantes y sin duda imprescindibles que deben ponerse en marcha hacen referencia al antes, el durante y el después en la gestión del riesgo.

 

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Evitar el fraude y la corrupción: Canal de Denuncias externo

Las causas abiertas por corrupción se han triplicado en la última década. Actualmente la Fiscalía Anticorrupción tramita más de 340 procedimientos y las nuevas investigaciones se han duplicado en un año.
Evitar la corrupción política, en el ámbito público, y luchar contra el fraude, en el ámbito privado son las dos caras de una misma moneda. De hecho, la solución a ambos problemas -graves y desgraciadamente bastante extendidos en nuestro tejido social- es la misma: prevenir su aparición. Pero la pregunta es, ¿cómo hacerlo?

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¿Por qué nos cuesta tanto entender el Compliance en España?

En un entorno jurídico cada día más complejo, las empresas y organizaciones de todo tipo están sometidas a obligaciones de cumplimiento normativo, al control de organismos reguladores y a obligaciones contractuales con terceros que implican un profundo conocimiento de los riesgos regulatorios y normativos de su negocio.
Implantar, y también controlar que funcione adecuadamente, un modelo eficaz de prevención de delitos repercute de forma directa y positiva en el crecimiento económico de las organizaciones. Es preciso adecuar las estrategias de las empresas al cumplimiento de las normas. Y no sólo porque así lo indique la ley, sino porque a la larga llegará a ser una exigencia básica de credibilidad en el mundo de los negocios.

Las compañías tendrán que evaluar su “apetito de riesgo”, elaborar un Código de Conducta o Código Ético de la Empresa y desarrollar políticas para cada una de las áreas de riesgo detectadas. Además, será preciso implantar procedimientos adecuados que detecten tempranamente y minimicen los riesgos en aquellas áreas críticas del negocio.
Pero todo esto no servirá de nada si el comité directivo no se asegura de que los empleados han recibido y entendido la formación que les permita evitar la corrupción y el fraude. Además, tendrán que poner a su disposición -y a la de sus proveedores, partners y clientes- un canal de denuncias, de gestión externa a la propia compañía, sobre incumplimientos legales o vulneraciones del código ético, como parte integrante del Plan de Cumplimiento y de la administración de riesgos, bajo los principios de inexistencia de represalias y privacidad.
Poner en marcha y gestionar correctamente un programa anticorrupción eficaz no sólo ahorrará a las empresas un 5% de sus ingresos anuales (que es la estimación de pérdidas por causa del fraude empresarial) sino que podrá suponer incluso una ventaja competitiva, porque el Compliance” o cumplimiento normativo ha llegado para quedarse.
De todos nosotros dependerá que hacer las cosas bien no sea sólo un trámite tedioso, costoso por lo recursos económicos y humanos que emplea y, por supuesto, obligatorio por ley. Son los máximos directivos de las empresas, como principales responsables, los que deben dar un paso al frente y encabezar el cambio, como una forma de entender que lo importante no es solo hacer las cosas bien, jugar limpio. Es además, sentar y generalizar los mecanismos de prevención y alerta para evitar que las cosas lleguen a hacerse mal. Porque así es como debe ser y porque, además, vale la pena el esfuerzo.

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