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En la Prevención de Fraude

Seis puntos clave para generar confianza en nuestro canal de denuncia

 

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 Las empresas ponen en práctica y mantienen canales de denuncia  de confianza de manera diferente dependiendo de sus tamaños, culturas, geografía y otros factores. Deben decidir, además, si construirán sus canales de forma interna o los externalizarán.

Son numerosas las ventajas en la externalización de este servicio, como la experiencia y la neutralidad, que pueden aumentar la confianza de los empleados en los canales de denuncia. Un buen proveedor debería permitir la accesibilidad 24h/7d, además de ofrecer servicios o complementos adicionales (como Call Back, consultoria, difusion de contenidos...etc.).

Sin embargo, las pequeñas organizaciones podrían creer que realizarlo internamente es la opción más facil y barata, y esto no es así. Sin entrar en las cuestiones de confidencialidad de las personas encargadas de recibir las denuncias, debemos tener en cuenta que habría que establecer un programa interno que requerirá de una importante inversión en hardware, software y personal cualificado para empezar, más los consiguientes gastos venideros.

De una forma u otra, la dirección debe permanecer independiente y sólo debería intervenir si se comienza una investigación. Consultores externos, incluyendo a examinadores de fraude certificados, pueden ayudar a una organización a implementar un plan de análisis del fraude y ayudar a poner en práctica mejoras continuas sobre los casos que son resueltos.

Pero, además de la correcta implementación, debemos medir el uso de nuestro canal de denuncia y su integración en la empresa. Estos son, los seis principales puntos que tenemos que tener absolutamente claros para la creación de una cultura de confianza sólida y estable:

 

1. Educación y formación

Debemos esforzarnos en que nuestros empleados entiendan el canal de denuncias, de esta forma ayudaremos a consolidar la confianza en el sistema.

Una organización debería formar a sus empleados en el manejo del canal de denuncias, ¿por qué la organización cree en ello?, ¿quién lo gestiona? y ¿por qué son una parte crítica de la cultura de cumplimiento?

2. Comunicación continua

La comunicación sobre la existencia del canal de denuncia, publicaciones de cumplimiento recientes y mensajes de la dirección debería ser periódica y natural. Todo ello se ve reflejado luego en la cantidad de accesos a los canales.

3. Accesibilidad

El acceso a un canal de denuncias debería estar dentro del sitio web de la empresa, en la intranet o externo a la organización, pero siempre bajo la premisa de ser accesible y confidencial.

Se debe comunicar la información del canal en tantas lenguas como sean necesarias para proporcionar la cobertura deseada.

4. Transparencia

Explicar cual será el proceso de investigación luego de la recepción de una denuncia, averiguar lo que el empleado espera del canal de denuncia, informar sobre las responsabilidades de la organización de cooperar y proteger contra las posibles represalias…etc.

Es necesario reducir toda la incertidumbre acerca del servicio.

5. Competencia y objetividad

Los que manejan el canal de denuncias y los procesos de investigación deberían ser profesionales debidamente acreditados, bien entrenados y experimentados en el manejo de denuncias. Si es preciso la organización también debería instalar e implementar sistemas adecuados, procesos y tecnologías para apoyar a los investigadores y a los empleados.

6. Evaluación

Una vez implantado el canal de denuncia, debemos evaluarlo periódicamente atendiendo a las siguientes preguntas:

- ¿Cómo ven los empleados el canal de denuncias y la cultura de cumplimiento de nuestra empresa?

- ¿Nuestro canal responde a las necesidades de los empleados, tanto en contenido como en usabilidad?

- ¿Los informes de uso del canal y el informe de denuncia están bien diseñados y responden a nuestras necesidades?

- ¿Son las investigaciones y las acciones disciplinarias resultantes compatibles con la cultura de cumplimiento deseada?

- ¿Son todas las quejas y resoluciones reveladas y habladas con auditores externos?

Si nuestros empleados desean hacer lo correcto, debemos poner todos nuestros esfuerzos en ayudarlos, apoyarlos y animarlos a que denuncien y se involucren en la buena marcha de la organización.

Nuestros empleados podrían ser la clave para detectar futuros problemas en nuestra empresa.

Su empresa puede contar con la herramienta mejor valorada en la detección de fraude, ofrecemos planes personalizados según sea su necesidad y presupuesto

Visite nuestro sitio o contacte con nosotros y le haremos una propuesta a su medida.

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Fuente: Top 10 factors leading to hotline distrust by Ryan C, Hubbs & Julia B, Kniesche
Fraud-Magazine.com – Julio/agosto 2016

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Panorama del fraude a nivel global

Gertrudis Alarcón, CFE

Presidenta de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificado (ACFE, por sus siglas en inglés) de España. CEO en GAT Intelligence.

Articulo original: Seguritecnia Nº 432, 2016, págs. 30-32

Profesionales de la lucha contra el fraude, administradores de empresas, el Gobierno y los organismos reguladores y los medios de comunicación tienen un gran interés en la evaluación de la cantidad total de dinero que se pierde por fraude cada año. Aunque muchos estudios han intentado determinar el alcance del impacto financiero de este problema, los retos en llegar al verdadero costo total del fraude son numerosos.

Es imposible saber con exactitud la cantidad de fraude que se detecta o no se declara, e incluso los cálculos basados únicamente en los casos de fraude conocidos son propensos a ser subestimados, ya que muchas víctimas restan importancia o calculan mal la cantidad de daño. Sin embargo, los intentos para determinar el costo de este fenómeno, ya que la comprensión de la magnitud del problema ayuda a llamar la atención sobre su impacto, permite a las organizaciones cuantificar el riesgo de fraude, y ayuda a tomar decisiones informadas de gestión sobre la inversión en recursos y programas de lucha contra el mismo.

Mucho ha cambiado el panorama del fraude desde hace 20 años hasta la actualidad. Por aquel entonces, no había datos sobre lo que les pasaba a otras empresas, la metodología, la frecuencia o las pérdidas que causaba. Los profesionales que trabajaban en esto sabían que era un problema importante, pero no tenían forma de explicar y precisar hasta qué punto, lo que hacía que las empresas no vieran la enorme amenaza a la que se enfrentaban.

Hace 20 años, Joseph T. Wells, CFE, CPA, fundador y presidente de ACFE, dirigió la publicación del primer informe: Naciones sobre Fraude Ocupacional y Abuso. Ese estudio fue un esfuerzo verdaderamente innovador y complicado de realizar. El análisis de la información de casos reales proporcionada por Examinadores de Fraude Certificados (CFE) permitió presentar datos estadísticos sobre el costo del fraude laboral, los autores y las victimas y los diversos métodos utilizados para cometer estos delitos. Fue el primer estudio de este tipo, y los hallazgos de 1996 sirvieron de base para gran parte de lo que hoy sabemos acerca del fraude y abuso ocupacional (el que se lleva a cabo en el desempeño del trabajo para la empresa). Una gran contribución de este documento a la comunidad de lucha contra el fraude ha sido y es ayudar a elevar el nivel general de conocimiento acerca del riesgo de fraude.

Ahora vivimos en un mundo donde prácticamente todas las empresas, gobiernos y organizaciones entienden que el fraude es una amenaza que debe tratarse. El reto de la prevención y detección de estos delitos sigue siendo formidable, pero reconocer la amenaza es el primer paso.

El costo del fraude

Los CFE que participaron en nuestra encuesta estimaron que la organización típica pierde un 5 por ciento de los ingresos en un año determinado como resultado de fraudes dentro de la compañía. La pérdida total causada por los casos de nuestro estudio superó los 6.3 mil millones de dólares, con una pérdida promedio por caja de 2.7 millones de dólares. La pérdida media para todos los casos en nuestro estudio fue de 150.000 dólares, con el 23,2 por ciento de los casos que ocasionan pérdidas de un millón o más de dólares.

El fraude más utilizado: La apropiación indebida de activos fue, de lejos, la forma más común de fraude laboral, que ocurrió en más del 83 por ciento de los casos, pero causando la pérdida media más pequeña de 125.000 dólares.

El fraude en los estados financieros estaba en el otro extremo del espectro, se producen en menos del 10 por ciento de los casos, pero causan una pérdida promedio de 975.000 dólares.

Los casos de corrupción cayeron en el medio, con el 35,4 por ciento de los casos y una pérdida promedio de 200.000 dólares. Entre las diversas formas de apropiación indebida de activos, los esquemas de facturación y de manipulación plantean el mayor riesgo en función de su frecuencia relativa y la pérdida media.

 

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 Report to the nations 2016, ACFE

Impacto económico

Mientras que la duración media de los fraudes en nuestro estudio fue de 18 meses, las pérdidas se elevaron a medida que la duración aumenta. En el extremo, los fraudes que duraron más de cinco años causaron una pérdida promedio de 850.000 dólares. En el 94,5 por ciento de los casos en nuestro estudio, el autor hizo esfuerzos para ocultar el fraude.

Los métodos de ocultación más comunes fueron la creación y la modificación de los documentos físicos. 

Los métodos de detección

El método de detección más común en nuestro informe fueron las confidencias (39,1 por ciento de los casos), pero las organizaciones en las que había líneas de denuncia eran mucho más propensas a detectar el fraude a través de confidencias que las organizaciones sin líneas de denuncia (47,3 por ciento frente a 28,2 por ciento respectivamente).

Cuando el fraude fue descubierto a través de métodos de detección activos, tales como la vigilancia y seguimiento o la conciliación de cuentas, la pérdida media y mediana de duración de los fraudes eran más bajos que cuando se detectaron los esquemas a través de los métodos pasivos, como notificación por la Policía o por descubrimiento accidental.

En lo que respecta a los denunciantes eran más propensos a reportar el fraude a sus supervisores directos (20,6 por ciento de los casos) o ejecutivos de la empresa (18 por ciento). Aproximadamente dos tercios de los casos que se recibieron para analizar eran de empresas, privadas o públicas. Estas organizaciones con fines de lucro sufrieron las mayores pérdidas entre los tipos de compañías analizadas, 180.000 dólares y 178.000 dólares respectivamente.

De los casos que involucran una víctima del gobierno, las que se produjeron en el ámbito nacional informó de la pérdida media más alta (194.000 dólares), en comparación con el estado o provincia (100.000 dólares) y las entidades locales (80.000 dólares).

Pérdidas por fraude

La pérdida media sufrida por las organizaciones pequeñas (con menos de 100 empleados) era el mismo que el que incurren las organizaciones más grandes (aquellas con más de 10.000 empleados). Sin embargo, este tipo de pérdida es probable que tenga un impacto mucho mayor en las organizaciones más pequeñas. Así mismo, las compañías de diferentes tamaños tienden a tener diferentes riesgos de fraude.

La corrupción es más frecuente en las organizaciones más grandes, mientras que la manipulación de documentos de pago y nómina, "sisar" y otras formas de hurto de efectivo eran dos veces más comunes en las empresas pequeñas que en las grandes.

Los servicios bancarios y financieros, las empresas del Gobierno, de la Administración Pública y de la fabricación fueron los sectores más representados en los casos de fraude que examinamos. Aunque la minería y el comercio al por mayor tenían menor cantidad de casos que cualquier otra industria en nuestro estudio, estas informaron las mayores pérdidas con un promedio de 500.000 y 450.000 dólares, respectivamente.

 

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Report to the nations 2016, ACFE

Conclusión

Cuantas más personas participan en un esquema de fraude laboral, más elevadas son las pérdidas. La pérdida media causada por un solo autor era 85.000 dólares. Cuando dos personas conspiraron, la pérdida promedio fue de 150.000 dólares; tres conspiradores causaron 220.000 dólares en pérdidas; cuatro ocasionó 294.000 dólares; y para los esquemas con cinco o más autores, la pérdida promedio fue de 633.000 dólares.

Los autores de fraudes tienden a mostrar signos de advertencia en su comportamiento cuando se dedicaban a sus crímenes. Las señales de alerta más comunes son: viven encima de sus posibilidades, tienen dificultades financieras, inusualmente estrecha asociación con un proveedor o cliente, problemas de control excesivos, una actitud general "Negociante" que implica el comportamiento sin escrúpulos y problemas recientes de divorcio o de la familia. Al menos una de estas señales de alerta se exhibió durante el fraude en el 78,9 por ciento de los casos.

La mayoría de los defraudadores profesionales son delincuentes por primera vez. Sólo el 5,2 por ciento de los autores de este estudio ya había sido condenado por un delito relacionado con el fraude, y sólo el 8,3 por ciento había sido despedido anteriormente por un empleador por conducta relacionados con el fraude.

En el 40,7 por ciento de los casos, las organizaciones de víctimas decidieron no remitir sus casos de fraude a la justicia. El miedo a la mala publicidad es el motivo más citado. De los casos que sí se llevaron a la justicia, el 23,1 por ciento resultó en una demanda civil, y el 80,8 por ciento de estos casos terminados condujo a una sentencia o una negociación.

En nuestro estudio, el 8,4 por ciento de las organizaciones víctimas fueron multados como resultado del fraude. La proporción de las organizaciones víctimas sancionadas fue más alta en la Europa Occidental (15,6 por ciento), Asia del Sur (13,6 por ciento), y Asia y el Pacifico (11,7 por ciento). 

El informe completo del Report to the Nations on Occupational Fraud 2016, en su versión original, se puede descargar en: www.acfe.com. Asimismo. para la elaboración del estudio de este año se analizaron 2.410 casos de fraude que tuvieron lugar en 114 países de todos los continentes.

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Por qué externalizar el control del fraude es rentable para la empresa

fraudePonerse la venda antes de la herida tiene un gran coste. La sociedad exige a las empresas un comportamiento ético, y la Ley, también. Esto significa que, no sólo las personas físicas pueden cometer delitos, y ser castigadas por ello, también las empresas pueden ser juzgadas y condenadas. En el caso de tener al momento de la comisión del delito, modelos de gestión y organización, vigilancia, control y prevención, la persona jurídica podria aminorar las penas o ser exonerada.

 En este sentido, la evolución natural de la responsabilidad social corporativa da un paso de gigante al pasar de las recomendaciones a la “obligatoriedad” de anticiparse. 

Por lo tanto, en el actual marco legal resulta casi obligatorio para las empresas, contar con herramientas para la identificación de los riesgos a los que está expuesta por su actividad:

  1. Contar con un código de valores y principios para orientar las acciones de los empleados.
  2. Evitar la contratación de personas no adecuadas de personal previniendo los riesgos potenciales por medio de las verificaciones de currículum.
  3. Contar con un programa de formación anual en ética y cumplimiento para asegurarse del conocimiento de la misma.
  4. Tener un canal de comunicación en la organización (canal de denuncia) para poder denunciar de manera confidencial acciones irregulares o ilícitas que puedan ocurrir en el marco de la actividad de la empresa.
  5. Evaluación bianual de la reputación de los directivos de la compañía para la identificación de potenciales conflictos.
  6. Due Diligence de las terceras partes con las que se realizan actividades comerciales.
  7. Análisis de datos para detectar actividades anómalas.
  8. Evaluación específica de las acciones antifraude por parte de terceros especialistas, que puedan ofrecer consejos objetivos y que puedan asesorar sobre las metodologías, sesgos, conclusiones, etc.

ética empresarial

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Los 5 departamentos de una empresa donde se producen más casos de fraude interno (y cómo evitarlos)

Las prácticas fraudulentas de carácter interno por desgracia pueden afectar a cualquier estrato de una organización empresarial, pero hay cinco departamentos que registran la mayor parte de los casos y a los que hay que prestar mayor atención, según señala Gertrudis Alarcón, managing director de la consultora GAT Intelligence y presidente de ACFE en España, (Association of Cerfied Fraud Examiners), la mayor y más prestigiosa organización antifraude del mundo).

De acuerdo con los datos facilitados por ACFE referentes a los resultados de 2014 a nivel global las cinco áreas más sensibles de una empresa son: Contabilidad, Operaciones, Ventas, Alta dirección y Atención al cliente. Estos cinco departamentos, junto a Finanzas y Compras –aunque estos dos en mucha menor proporción– representan el 77% del fraude interno que se produce en una empresa.

departamentos y fraude

Departamentos de la empresa en los que más fraude interno se produce

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Test rápido antifraude para la empresa: descárguelo gratis ya



Identifique ahora mismo las situaciones de peligro para su empresa mediante el chequeo antifraude de ACFE. Descárguelo aquí, gratis.

 


¿Existe una solución global que haga frente al fraude en las organizaciones empresariales? Sí, consiste en prevenir y curar. Prevenir significa tomar las medidas oportunas para evitar su aparición, mediante las comprobaciones de currículum de los candidatos a un puesto de trabajo, sobre todo si el puesto es de especial importancia y trascendencia para el desarrollo del negocio. Curar es hacer frente al fraude, si ya se está dando en la organización, y la mejor forma de hacerlo es habilitando un canal de denuncias o línea ética dentro de la compañía. Está demostrado que los fraudes afloran porque los propios empleados alertan de que se están produciendo, hasta en un 40% de los casos. En este sentido, los canales de denuncia se han revelado como el método más eficaz y más rápido para detectar el fraude interno, muy por delante de otras herramientas, como las auditorías.

encuesta fraude España 2014

encuesta fraude España 2014

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