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En la Prevención de Fraude

El CCO, sus funciones y obligaciones

legal 1302034 640Llevamos meses escuchando a grandes profesionales sobre que es el cumplimiento, que significa, que implica, como se aplica, quien lo aplica, quien debe ocupar ese puesto, ... y entre todo yo he echado en falta una simple descripción formal de funciones y obligaciones de este puesto.

Todos sabemos que la figura en si ya existía desde hace más de 10 años en los países anglosajones, los cuales también han pasado por la “fiebre” que estamos pasando. Lo bueno de esto es que han tenido tiempo de hacer pruebas de acierto y error.

En mi experiencia, este puesto debería ser uno de los perfiles más buscados después del de los empleados nuevos. El siguiente es un modelo de descripción de esta posición que fue proporcionado por cortesía de Tyler & Company, una compañía de Atlanta (GA). La descripción definitiva ha de hacerla cada empresa adaptándose a su propio modelo de organización y a las circunstancias normativas, y asesorándose adecuadamente.

RESUMEN GENERAL

El Director de Cumplimiento supervisa el Programa de Cumplimiento Corporativo, que funciona como un órgano independiente y objetivo que revisa y evalúa los problemas / preocupaciones de cumplimiento dentro de la organización. La posición asegura que el Consejo de Administración, dirección y los empleados están en conformidad con las normas y reglamentos de las agencias reguladoras, que las políticas y procedimientos de la compañía se están siguiendo, y que el comportamiento en la organización cumple con los estándares de conducta de la compañía.

La Oficina de Cumplimiento Corporativo existe:
• Como un canal de comunicación para recibir y orientar los problemas de cumplimiento a los recursos apropiados para la investigación y resolución, y
• Como un recurso interno final con el que las partes pueden comunicarse después de haber agotado otros canales y recursos formales.

OBJETIVO GENERAL

El Director de Cumplimiento actúa como empleado para el CEO y el Consejo de Cumplimiento Corporativo mediante el seguimiento y notificación de los resultados de los esfuerzos en cumplimiento / ética de la compañía y en proporcionar orientación a la Junta y al equipo de alta dirección de los asuntos relacionados con el cumplimiento. El Director de Cumplimiento, junto con el Comité de Cumplimiento Corporativo, está autorizado para implementar todas las acciones necesarias para asegurar el logro de los objetivos de un programa de cumplimiento efectivo.

OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES

Desarrolla, inicia, mantiene y revisa las políticas y procedimientos para el funcionamiento general del Programa de Cumplimiento y sus actividades relacionadas para prevenir la conducta ilegal, no ética o inadecuada. Gestiona el funcionamiento del día a día del programa.

Desarrolla, revisa y actualiza periódicamente las normas de conducta para asegurar su actualización y pertinencia para orientar a los directivos y empleados.

Colabora con otros departamentos (por ejemplo, gestión de riesgos, auditoría interna, los servicios del empleado, etc.) para dirigir los problemas de cumplimiento a los canales apropiados existentes para la investigación y la resolución. Consulta con el abogado corporativo, según sea necesario, para resolver los problemas de cumplimiento legales difíciles.

Responde a las presuntas violaciones de las normas, reglamentos, políticas, procedimientos y normas de conducta mediante la evaluación o la recomendación de la iniciación de los procedimientos de investigación. Desarrolla y supervisa un sistema para el manejo uniforme de tales violaciones.

Actúa como un órgano independiente de revisión y evaluación para garantizar que las cuestiones de cumplimiento / preocupaciones dentro de la organización están siendo evaluadas adecuadamente, investigadas y resueltas.

Monitorea, y si es necesario, coordina las actividades de cumplimiento de otros departamentos para que se mantengan al tanto de la situación de todas las actividades de cumplimiento y para identificar tendencias.

Identifica las áreas vulnerables al cumplimiento y el riesgo; Desarrolla / implementa planes de acción correctiva para la resolución de cuestiones problemáticas, y proporciona una guía general sobre cómo evitar o hacer frente a situaciones similares en el futuro.

Proporciona informes regularmente, según le sea solicitado o esté indicado, para mantener informado al Comité de Cumplimiento Corporativo del Consejo y la alta dirección, de la operación y el progreso de los esfuerzos de cumplimiento.

Asegura la comunicación adecuada de violaciones o violaciones potenciales a los organismos ejecutivos debidamente autorizados según sea apropiado y / o requerido.

Establece y proporciona directrices y administra el canal de ética y cumplimiento.

Establece y mantiene un programa efectivo de comunicación de cumplimiento para la organización, incluyendo la promoción:
1. del uso de la Línea Ética de cumplimiento;
2. una mayor conciencia de las Normas de Conducta, y
3. la comprensión de los nuevos y existentes problemas de cumplimiento y las políticas y procedimientos relacionados.

Trabaja con el departamento de Recursos Humanos, y otros según sea apropiado, para desarrollar un programa de entrenamiento efectivo en cumplimiento, incluida la formación de introducción adecuada para los nuevos empleados, así como la formación continua para todos los empleados y directivos.

Supervisa el rendimiento del Programa de Cumplimiento y actividades relacionadas regularmente, tomando las medidas adecuadas para mejorar su eficacia.

REQUISITOS
A. Educación: Una licenciatura (deseable un Master).
B. Experiencia: Un mínimo de 10 años de experiencia en una organización ..(sector de la empresa), a fin de tener el liderazgo necesario. Familiaridad con la operativa, la calidad, las finanzas y los procedimientos y reglamentos de recursos humanos.

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Seis puntos clave para generar confianza en nuestro canal de denuncia

 

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 Las empresas ponen en práctica y mantienen canales de denuncia  de confianza de manera diferente dependiendo de sus tamaños, culturas, geografía y otros factores. Deben decidir, además, si construirán sus canales de forma interna o los externalizarán.

Son numerosas las ventajas en la externalización de este servicio, como la experiencia y la neutralidad, que pueden aumentar la confianza de los empleados en los canales de denuncia. Un buen proveedor debería permitir la accesibilidad 24h/7d, además de ofrecer servicios o complementos adicionales (como Call Back, consultoria, difusion de contenidos...etc.).

Sin embargo, las pequeñas organizaciones podrían creer que realizarlo internamente es la opción más facil y barata, y esto no es así. Sin entrar en las cuestiones de confidencialidad de las personas encargadas de recibir las denuncias, debemos tener en cuenta que habría que establecer un programa interno que requerirá de una importante inversión en hardware, software y personal cualificado para empezar, más los consiguientes gastos venideros.

De una forma u otra, la dirección debe permanecer independiente y sólo debería intervenir si se comienza una investigación. Consultores externos, incluyendo a examinadores de fraude certificados, pueden ayudar a una organización a implementar un plan de análisis del fraude y ayudar a poner en práctica mejoras continuas sobre los casos que son resueltos.

Pero, además de la correcta implementación, debemos medir el uso de nuestro canal de denuncia y su integración en la empresa. Estos son, los seis principales puntos que tenemos que tener absolutamente claros para la creación de una cultura de confianza sólida y estable:

 

1. Educación y formación

Debemos esforzarnos en que nuestros empleados entiendan el canal de denuncias, de esta forma ayudaremos a consolidar la confianza en el sistema.

Una organización debería formar a sus empleados en el manejo del canal de denuncias, ¿por qué la organización cree en ello?, ¿quién lo gestiona? y ¿por qué son una parte crítica de la cultura de cumplimiento?

2. Comunicación continua

La comunicación sobre la existencia del canal de denuncia, publicaciones de cumplimiento recientes y mensajes de la dirección debería ser periódica y natural. Todo ello se ve reflejado luego en la cantidad de accesos a los canales.

3. Accesibilidad

El acceso a un canal de denuncias debería estar dentro del sitio web de la empresa, en la intranet o externo a la organización, pero siempre bajo la premisa de ser accesible y confidencial.

Se debe comunicar la información del canal en tantas lenguas como sean necesarias para proporcionar la cobertura deseada.

4. Transparencia

Explicar cual será el proceso de investigación luego de la recepción de una denuncia, averiguar lo que el empleado espera del canal de denuncia, informar sobre las responsabilidades de la organización de cooperar y proteger contra las posibles represalias…etc.

Es necesario reducir toda la incertidumbre acerca del servicio.

5. Competencia y objetividad

Los que manejan el canal de denuncias y los procesos de investigación deberían ser profesionales debidamente acreditados, bien entrenados y experimentados en el manejo de denuncias. Si es preciso la organización también debería instalar e implementar sistemas adecuados, procesos y tecnologías para apoyar a los investigadores y a los empleados.

6. Evaluación

Una vez implantado el canal de denuncia, debemos evaluarlo periódicamente atendiendo a las siguientes preguntas:

- ¿Cómo ven los empleados el canal de denuncias y la cultura de cumplimiento de nuestra empresa?

- ¿Nuestro canal responde a las necesidades de los empleados, tanto en contenido como en usabilidad?

- ¿Los informes de uso del canal y el informe de denuncia están bien diseñados y responden a nuestras necesidades?

- ¿Son las investigaciones y las acciones disciplinarias resultantes compatibles con la cultura de cumplimiento deseada?

- ¿Son todas las quejas y resoluciones reveladas y habladas con auditores externos?

Si nuestros empleados desean hacer lo correcto, debemos poner todos nuestros esfuerzos en ayudarlos, apoyarlos y animarlos a que denuncien y se involucren en la buena marcha de la organización.

Nuestros empleados podrían ser la clave para detectar futuros problemas en nuestra empresa.

Su empresa puede contar con la herramienta mejor valorada en la detección de fraude, ofrecemos planes personalizados según sea su necesidad y presupuesto

Visite nuestro sitio o contacte con nosotros y le haremos una propuesta a su medida.

nuevologoi2ethics

 

Fuente: Top 10 factors leading to hotline distrust by Ryan C, Hubbs & Julia B, Kniesche
Fraud-Magazine.com – Julio/agosto 2016

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El Compliance en la toma de decisiones corporativas ... o cómo no jugar a la ruleta rusa con su empresa.

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 Por todos es sabido que las empresas se enfrentan diariamente a riesgos que afectan tanto a su desarrollo económico como a su reputación.

Estos riesgos se originan principalmente en dos ámbitos, el primero de ellos se genera en las acciones llevadas a cabo por los propios empleados de la empresa, mientras que el segundo de ellos se circunscribe al proceso de toma de decisiones comerciales.

Cuando se habla de riesgos que se derivan de las acciones de los empleados de la empresa se incluyen las malas prácticas de empleados deshonestos, así como su falta de conocimientos/experiencia/ profesionalidad y por lo tanto, las graves consecuencias económicas y para la reputación de la empresa, eso sin mencionar el número de litigios a los que la empresa se puede enfrentar y el aumento de los fraudes internos con consecuencias insospechadas.

En lo relativo a la toma de decisiones comerciales, los riesgos se focalizan en operaciones relacionadas principalmente con nuevas inversiones, procesos de fusión y adquisición, alianzas con nuevos socios comerciales, decisiones sobre expansión, colaboración con nuevos proveedores e incluso con determinados clientes. Se trata en definitiva de decisiones que, debido a sus características y repercusión, pueden marcar el éxito o el fracaso de una empresa.

Cabe preguntarse, ¿Qué papel juega el Compliance ante estas situaciones?

El Compliance propone un enfoque basado en una cultura empresarial ética, el control de riesgos corporativos y en la prevención del fraude interno.

El conocimiento es poder, y teniendo esta premisa en cuenta, se hace necesario contar con protocolos eficientes que permitan la toma de decisiones bien informadas y conseguir así reducir los riesgos y cumplir con la normativa vigente.

Para lograr este fin, el Compliance pone a disposición de las empresas una variedad de “herramientas” que se pueden utilizar en función de las características de la situación que genere el riesgo.

  • La incorporación de nuevos empleados a la empresa siempre supone un riesgo que aumenta cuanto más alto sea el puesto de la nueva incorporación, para controlar este riesgo es necesario implementar una política de Background Checks (o informes de Pre-Employment Screening), de esta forma la empresa podrá valorar la idoneidad de la incorporación de ese candidato teniendo en cuenta no sólo su currículum, una verdadera locura, sino también los posibles riesgos que puede aportar una vez se hayan realizado las comprobaciones y chequeos necesarios.
  • Se debe dotar a los empleados de la empresa de un canal que les permitadenunciar de forma confidencial y segura malas prácticas y posibles fraudes cometidos en el seno de las organizaciones. Se trata también de un enfoque preventivo y posibilita que las denuncias realizadas lleguen a las personas adecuadas especialmente si se trata de un Canal de Denuncias Externo que sea gestionado por una tercera parte, ajeno a la empresa y con experiencia contrastada.
  • En el ámbito de la toma de decisiones comerciales arriba mencionadas se hace imprescindible obtener informes de  Due Diligence sobre aquellas empresas o directivos con los que se plantea ya sea una colaboración, una asociación, una inversión o un proceso de fusión o adquisición. Este tipo de diligencia previa es imprescindible debido a las características de estas operaciones y sus consecuencias para la empresa.

Y en España, ¿Tenemos una cultura de Compliance a la hora de tomar decisiones?

En general en nuestro país, y salvo contadas excepciones, no se ha tenido verdaderamente en cuenta el enfoque de reducción de riesgos en la toma de decisiones.

La influencia de empresas multinacionales con una cultura de Compliance más arraigada y, sobre todo, la normativa existente y más concretamente la “Responsabilidad Penal de la Persona Jurídica” ha puesto el foco en la ética empresarial y el control de los riesgos corporativo.

Actualmente existe un interés real por parte de las empresas en el Compliance y las herramientas arriba mencionadas están viendo incrementada su demanda, es cuestión de tiempo, como ya ha pasado en otros países, que también sean utilizadas por la gran mayoría de las empresas de nuestro país.

Al fin y al cabo, a nadie debería gustarle jugar a la ruleta rusa en la toma de decisiones empresariales …

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Por qué externalizar el control del fraude es rentable para la empresa

fraudePonerse la venda antes de la herida tiene un gran coste. La sociedad exige a las empresas un comportamiento ético, y la Ley, también. Esto significa que, no sólo las personas físicas pueden cometer delitos, y ser castigadas por ello, también las empresas pueden ser juzgadas y condenadas. En el caso de tener al momento de la comisión del delito, modelos de gestión y organización, vigilancia, control y prevención, la persona jurídica podria aminorar las penas o ser exonerada.

 En este sentido, la evolución natural de la responsabilidad social corporativa da un paso de gigante al pasar de las recomendaciones a la “obligatoriedad” de anticiparse. 

Por lo tanto, en el actual marco legal resulta casi obligatorio para las empresas, contar con herramientas para la identificación de los riesgos a los que está expuesta por su actividad:

  1. Contar con un código de valores y principios para orientar las acciones de los empleados.
  2. Evitar la contratación de personas no adecuadas de personal previniendo los riesgos potenciales por medio de las verificaciones de currículum.
  3. Contar con un programa de formación anual en ética y cumplimiento para asegurarse del conocimiento de la misma.
  4. Tener un canal de comunicación en la organización (canal de denuncia) para poder denunciar de manera confidencial acciones irregulares o ilícitas que puedan ocurrir en el marco de la actividad de la empresa.
  5. Evaluación bianual de la reputación de los directivos de la compañía para la identificación de potenciales conflictos.
  6. Due Diligence de las terceras partes con las que se realizan actividades comerciales.
  7. Análisis de datos para detectar actividades anómalas.
  8. Evaluación específica de las acciones antifraude por parte de terceros especialistas, que puedan ofrecer consejos objetivos y que puedan asesorar sobre las metodologías, sesgos, conclusiones, etc.

ética empresarial

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Circular 1/2016, de 22 de enero, sobre la responsabilidad de las personas jurídicas

La Fiscalía ha hecho pública la esperada circular sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas. En ella, imparte instrucciones a los fiscales sobre cómo valorar la eficacia de los planes de cumplimiento normativo.

 

resppenaljuridicas

¿Su empresa cuenta con mecanismos para el control de riesgos y prevencion del fraude?

En GAT intelligence ponemos a su disposicion servicios a medida para las necesidades surgidas a raiz de la Reforma Penal, y de aplicación en el día a día de la empresa.

 

Infórmese de nuestros servicios de Compliance Penal 

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DUE DILIGENCE: Por qué podría interesar a mi empresa

bigquestions
La mejor forma de cuidar un negocio es atendiéndolo: antes, durante y después del desarrollo de su actividad. Existen medidas destinadas a prevenir riesgos, a controlarlos y a mitigarlos. Una de ellas, aplicable antes y durante la realización de los negocios o transacciones comerciales, es la investigación due diligence.

Due Diligence es un instrumento de control consistente en una investigación, mediante la cual se analiza e interpreta la situación de una empresa desde distintos aspectos.

Su alcance dependerá de lo solicitado por la organización interesada. La empresa o persona que encarga el proceso de due diligence puede ser un comprador, un vendedor o un acreedor.

Poco a poco va calando en el tejido empresarial español la buena costumbre de realizar due diligence, al igual que la de llevar a cabo investigaciones del mercado y de la competencia, a fin de asegurarse que se toman las decisiones acertadas.

Las creencias e ideas erróneas sobre lo que significa llevar a cabo las averiguaciones mínimas para poder meterse en un negocio llevan a muchas empresas al fracaso a la hora de tratar de llevar el negocio más allá de la zona donde están acostumbrados a manejarse. Es decir, cuando se decide hacer una alianza con otra empresa, expandir el negocio a otras zonas o realizar una inversión, el exceso de confianza en el “olfato” todavía es hoy por hoy la causa de pérdidas valoradas en miles de euros.

Un proceso de due diligence puede descubrir la existencia de riesgos ocultos, permitiendo prevenir así situaciones indeseables. Además, su realización por una razón concreta puede aprovecharse para explotar la información obtenida en beneficio de toda la actividad de la empresa, de forma global. 

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¿Qué nos enseña la crisis de Volkswagen?

Un solo “error”, intencionado o voluntario, de un solo empleado motivado por ambición, venganza, prepotencia o ignorancia, puede hundir o dejar muy maltrecho a un monstruo empresarial.

La primera pregunta es dónde estaban los controles internos y qué estaban haciendo los entes controladores, ¿tendremos que hablar en un futuro de corrupción, además de fraude?

El grado de sofisticación que está alcanzando el imaginario para cometer fraudes sobrepasa los medios y mecanismos de control, aunque es tan simple como valerse de la tecnología. La empresa Wolkswagen pagará las multas, pedirá disculpas, perderá millones de dólares, pero el mercado y los consumidores no consideran saldadas las deudas tan alegremente.

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EnClave Especial Compliance

Enclaveoct2012
 
 
Newsletter EnClave correspondiente a Setiembre del 2015: Especial Compliance
Programa de Cumplimiento: ¿Qué es y porque hay que tener uno?
Los 6 elementos de un plan de cumplimiento eficaz
 
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¿Por qué nos cuesta tanto entender el Compliance en España?

En un entorno jurídico cada día más complejo, las empresas y organizaciones de todo tipo están sometidas a obligaciones de cumplimiento normativo, al control de organismos reguladores y a obligaciones contractuales con terceros que implican un profundo conocimiento de los riesgos regulatorios y normativos de su negocio.
Implantar, y también controlar que funcione adecuadamente, un modelo eficaz de prevención de delitos repercute de forma directa y positiva en el crecimiento económico de las organizaciones. Es preciso adecuar las estrategias de las empresas al cumplimiento de las normas. Y no sólo porque así lo indique la ley, sino porque a la larga llegará a ser una exigencia básica de credibilidad en el mundo de los negocios.

Las compañías tendrán que evaluar su “apetito de riesgo”, elaborar un Código de Conducta o Código Ético de la Empresa y desarrollar políticas para cada una de las áreas de riesgo detectadas. Además, será preciso implantar procedimientos adecuados que detecten tempranamente y minimicen los riesgos en aquellas áreas críticas del negocio.
Pero todo esto no servirá de nada si el comité directivo no se asegura de que los empleados han recibido y entendido la formación que les permita evitar la corrupción y el fraude. Además, tendrán que poner a su disposición -y a la de sus proveedores, partners y clientes- un canal de denuncias, de gestión externa a la propia compañía, sobre incumplimientos legales o vulneraciones del código ético, como parte integrante del Plan de Cumplimiento y de la administración de riesgos, bajo los principios de inexistencia de represalias y privacidad.
Poner en marcha y gestionar correctamente un programa anticorrupción eficaz no sólo ahorrará a las empresas un 5% de sus ingresos anuales (que es la estimación de pérdidas por causa del fraude empresarial) sino que podrá suponer incluso una ventaja competitiva, porque el Compliance” o cumplimiento normativo ha llegado para quedarse.
De todos nosotros dependerá que hacer las cosas bien no sea sólo un trámite tedioso, costoso por lo recursos económicos y humanos que emplea y, por supuesto, obligatorio por ley. Son los máximos directivos de las empresas, como principales responsables, los que deben dar un paso al frente y encabezar el cambio, como una forma de entender que lo importante no es solo hacer las cosas bien, jugar limpio. Es además, sentar y generalizar los mecanismos de prevención y alerta para evitar que las cosas lleguen a hacerse mal. Porque así es como debe ser y porque, además, vale la pena el esfuerzo.

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La protección de los denunciantes en los casos de corrupción: una asignatura pendiente en la legislación española

La posibilidad de denunciar la corrupción es fundamental para el buen funcionamiento del sistema democrático. El hecho de que en los periódicos e informativos de radio y televisión la información de carácter nacional –incluyendo la que se produce en periodo electoral— esté casi exclusivamente centrada en episodios de corrupción es causa más que suficiente para plantearse algunos aspectos fundamentales del cómo llegan estos hechos al conocimiento de la opinión pública.
Desgraciadamente, no se trata de hechos aislados sino que en numerosas –demasiadas-ocasiones la corrupción afecta a los más altos niveles políticos e institucionales. Y lo que es peor; pueden llegar a prolongarse durante años debido a la demora y complejidad de las investigaciones judiciales.

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Cada vez más empresas comprueban el currículum de sus candidatos

Investigar los antecedentes de un candidato a un puesto de trabajo, con su consentimiento, debería ser algo común. Máxime si el trabajo consiste en servir a la comunidad desde un cargo público con responsabilidad política. En esta línea, partidos políticos como Ciudadanos, el PP de Esperanza Aguirre e incluso Podemos, empiezan a descubrir servicios que la empresa utiliza normalmente en su día a día, como son la comprobación de currículum y los canales de denuncias o líneas éticas.
En el caso de la empresa, equivocarse en una contratación de nivel ejecutivo puede hacer mucho daño. Según  ACFE (Asociación de Examinadores de Fraude Certificados) la mayor asociación antifraude del mundo:

"Las organizaciones pierden el 6% anual de sus ingresos por causa del fraude cometido por sus empleados. Y, en el caso de las pymes, es peor: hasta el 30% del fracaso de la pequeña empresa es causado por el robo o malas prácticas de sus propios trabajadores”,

Eso, sin contar con los costes de posibles juicios y las pérdidas menos tangibles en términos de imagen y reputación. De ahí que “diferenciar el grano de la paja” en lo que a selección de personal de refiere sea fundamental.
¿Quién debe investigar a los candidatos?
Esta labor de investigación prelaboral recae dentro de la empresa en los departamentos de  Recursos Humanos y/o ComplianceLa comprobación de currículum consta no sólo de la verificación de los datos aportados en el CV, también incluye chequeos en diversas bases de datos. El objetivo es descubrir posibles incompatibilidades, fraudes, imagen negativa del candidato en los medios de comunicación, problemas legales o de crédito, entre otros. Este proceso se realiza siempre con el consentimiento expreso del candidato.
Además de la reducción de los riesgos de la empresa, de costes laborales, de la litigiosidad y los beneficios en cuanto a la protección de la imagen y reputación de la empresa, el informe  Background Check, por su nombre en los países anglosajones, ayuda a las empresas a cumplir con la legislación existente.

Ventajas comprobación CV


Realizar estos controles de forma interna resulta mucho más caro que externalizarla en una compañía especializada en este tipo de servicios que, además, cuenta con los medios, la experiencia y el know-how necesarios.
En GAT Intelligence  estamos especializados en inteligencia, investigación, gestión de riesgos y seguridad. Contamos con profesionales de experiencia demostrada en la investigación de candidatos para grandes clientes, entre los que se incluyen multinacionales, bancos, aseguradoras, y empresas y organismos internacionales. Acreditados ante el Ministerio de Interior y habilitados como empresa de investigación privada según la legislación vigente.

 

Consulte nuestros servicios de Background Checks.

 

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