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¿Sabes ya cómo prevenir la contratación de empleados problemáticos?

BS panelesComo ya sabemos, cada vez hay más directivos que están adoptando medidas de Compliance a fin de controlar y prevenir riesgos corporativos en sus empresas.

Dentro de estos riesgos corporativos, aquellos que tienen su origen en los empleados de la propia empresa son los que más preocupan a los directivos y los que tienen un mayor coste económico y en la reputación de la empresa.

No es para menos, los datos son contundentes…

· El 55,4% de los directivos afirma haber sufrido al menos un tipo de delito económico en los últimos 24 meses (Fuente: Encuesta sobre el fraude y delito económico 2016 en España.)

· La pérdida derivada del fraude interno en las empresas se calcula entre un 6% y 7% de los ingresos brutos de la empresa. (Fuente: ACFE)

 

La gran mayoría de estos riesgos se enclavan dentro de acciones llevadas a cabo por los propios empleados de la empresa. Teniendo esta información en cuenta ¿se puede prevenir o reducir estos riesgos de alguna forma?

Está claro que en este asunto no existen los milagros, pero también está claro que un enfoque preventivo podrá reducir el impacto en las organizaciones.

La forma más eficiente de prevenir sería no contratar a aquellas personas que pudieran resultar problemáticas para la empresa.

A la pregunta ¿en la práctica sería posible hacerlo? la respuesta es muy clara, SI, tomando decisiones informadas antes de la contratación de una persona y conociendo de antemano si el candidato puede aportar algún tipo de riesgo.

Pero ¿Y cómo se hace? A través de los informes de Background Screening (también conocidos como Pre-Employment Screening).

Estos informes ya son utilizados a diario por gran parte de las empresas anglosajonas y europeas como parte de sus procesos de selección y son cada vez más demandados en España por su eficiencia, simplicidad en el uso y su coste reducido.

Puede que se te planteen preguntas como las siguientes ¿en qué consiste el proceso?, ¿cuáles son sus beneficios para las organizaciones y para sus directivos? ¿cuáles son las diferencias entre utilizarlos y no utilizarlos? ¿cómo se puede implementar en el día a día de la empresa? Las respuestas a estas preguntas las encontrarás en la Guía sobre los servicios de Background Screening que te puede ser de gran ayuda para resolver situaciones que se hayan planteado en tu empresa y que se pueden solventar con un enfoque preventivo en los procesos de contratación.

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UNE 19601: La Due Diligence, una piedra angular de la aplicación práctica de sus contenidos.

La recientemente publicada Norma UNE 19601 ha venido nuevamente a dar un empuje a las aplicaciones prácticas de los programas de Cumplimiento. En sus Anexos volvemos a encontrarnos que se mencionan las Due Diligence, aspecto de los programas de cumplimiento sobre el que venía haciendo ya hincapié la ISO 37001.

due diligence UNE 19601

Esta norma vuelve a recordarnos que las Due Diligence de “socios” y “empleados” (este último conocido también como Background Screening) son documentos escritos, con información objetiva y cuyo fin es ayudar a reducir la asimetría de la información que hay entre la empresa y la otra parte, y que además aumentará la seguridad jurídica del entorno con el que opera la empresa. 

Información y seguridad jurídica. De eso se tratan estas normas, de aumentar los niveles de seguridad con los que la empresa opera, y por lo tanto reducir los riesgos a los que está expuesta. Partiendo de la premisa de que la seguridad total no existe, es posible que lleguen a ocurrir situaciones indeseadas, pero la empresa estará preparada y su ocurrencia siempre tendrá un impacto menor del que hubiese tenido de no estar prevenidos.

La incorporación de las buenas prácticas en materia de Compliance conforme a modelos estandarizados contribuye a la creación de una cultura de prevención que reduce de forma significativa el riesgo. A la hora realizar las diligencias debidas también deberán hacerse de acuerdo a estos modelos y dentro del marco legal vigente. Ya que un programa de cumplimiento no puede sustentarse sobre acciones ilegales. La tenencia de información documentada aumenta la seguridad jurídica e invalida algunos procesos “de estar por casa” que venían ejecutándose. Esta documentación podría ser utilizada como prueba en caso de conflicto.

La implantación de las Due Diligence es un objetivo del Programa de Cumplimiento que debe contemplarse en la planificación, siendo su aplicación práctica un elemento tangible que permite su seguimiento, medición, análisis y evaluación. Esto permitirá crear un indicador que podrá estar sometido a una mejora continua.

 

El Due Diligence se convierte en una piedra angular del Programa de Compliance aportando Información y seguridad jurídica.

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Cómo reducir los costes y controlar el fraude interno... Es la hora del Compliance Laboral.

Dentro del mundo del Compliance cada vez se oye con más fuerza hablar del Compliance Laboral o Labour Compliance y creo que es oportuno detenerse a hablar de su enfoque y de sus características. ¿Qué es o de qué se ocupa el Compliance Laboral?

labour compliance

 

Los objetivos del Compliance laboral se centran en establecer los procedimientos y protocolos de actuación adecuados a cada empresa que permitan identificar, analizar, monitorizar y controlar los riesgos corporativos a los que se enfrenta la organización, como podéis ver nada nuevo o diferente con respecto a la definición genérica del Compliance, la particularidad del Compliance Laboral radica en que estos procedimientos y controles se aplican específicamente al ámbito laboral y al de la organización.

 

La mayor parte de los riesgos corporativos son generados por las acciones de empleados de la empresa.

Para tener datos respecto podemos acudir a estudios recientes como por ejemplo la encuesta de PWC sobre el fraude y delito económico 2016 en España. Este estudio nos deja conclusiones muy relevantes de las cuales me quedo con las siguientes:

  • El 55,4% de los encuestados han sufrido al menos al menos un tipo de delito económico a lo largo de los últimos 24 meses.
  • El 33% de los participantes han sufrido más de diez delitos económicos en su organización en los últimos 24 meses.

 

Las organizaciones afirman que los delitos económicos que han experimentado han producido un impacto negativo medio-alto en otros aspectos no financieros de la sociedad como por ejemplo:

  • En un 56% de los casos la moral de los empleados se ha visto afectada.
  • Un 35% afirma que tenido un efecto negativo en sus relaciones empresariales.
  • Un 33% indica que han sufrido consecuencias en la reputación y la fuerza de la marca.

 

A simple vista y sin necesidad de un análisis más profundo, saltan a la vista cuatro conclusiones principales:

  • Existe un elevado nivel de fraude y un alto número de delitos económicos.
  • La implantación de controles preventivos del riesgo corporativo es un elemento clave para la detección de dichos fraudes.
  • Existe una implantación cada vez mayor de mecanismos de control de riesgo corporativo.
  • Existe una creciente concienciación sobre las repercusiones negativas de los fraudes internos en la actividad económica y en la reputación de las empresas, así como del papel preventivo y de gestión de los mismos por parte del Compliance.

 

A la vista de los resultados arriba mencionados y teniendo en cuenta que todos estos fraudes son llevados a cabo por empleados, nos podemos hacer una idea de la importancia real del Compliance Laboral y del porqué de su relevancia tanto a la hora de ahorrar costes, como a la hora de proteger a la empresa y de cumplir con la normativa existente.

El Compliance Laboral se centra en la figura del trabajador y su horizonte temporal va desde antes de entrar a formar parte de la empresa (durante el proceso de Selección y proceso de Background Screening), hasta el momento en el que deja de ser parte de la organización.

Con este enfoque y este amplio horizonte temporal en mente nos podemos hacer una idea del número de ocasiones en las que puede surgir un riesgo corporativo a lo largo del periodo de actividad del trabajador en la empresa.

Otra consideración fundamental que no se debe, ni se puede, pasar por alto a la hora de tener en cuenta la importancia del Labour Compliance es que:

 

Un comportamiento delictivo de un empleado o colaborador muy posiblemente conllevará un coste económico para la empresa.

Dicho coste económico puede ser desde, en el mejor de los casos, el coste del despido de dicha persona y en otros casos puede derivar también en costes judiciales y daños a la reputación de la empresa que son difíciles de cuantificar. Estos costes hacen necesario identificar los riesgos potenciales, establecer protocolos de actuación e implementar medidas de control en el día a día que permitan prevenir y gestionar de forma eficiente los riesgos laborales como parte de una política global de Compliance y un enfoque ético que sin duda alguna deberá ser impulsada por la Dirección de la Empresa.

Una vez identificados los focos del riesgo mediante la correspondiente auditoría, en la que se tendrán en cuenta la legislación existente en materia laboral, de Compliance así como la propia normativa interna desarrollada por la empresa, se deberán establecer las correspondientes medidas enfocadas tanto a la prevención de los riesgos como a su gestión a través de los protocolos establecidos cuando se haya identificado un riesgo real.

 

Si te interesa el Compliance Laboral y deseas tener información útil sobre este ámbito no dudes en descargar el siguiente documento que hemos preparado para ti.

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Recursos Humanos: El GRAN aliado del Compliance

Recursos Humanos: El gran aliado del Compliance

 

A nadie se le escapa la vital importancia del departamento de Recursos Humanos para el correcto funcionamiento de la empresa y de cara a su futura evolución, al fin y al cabo, una de sus principales funciones es nutrir de talento a la compañía para afrontar con garantías sus retos en el presente y en el futuro, ahí es nada… La transversalidad de sus decisiones y de sus acciones condicionan el devenir de la empresa y de su cultura corporativa.

 

A día de hoy, uno de los mayores retos de los departamentos de RRHH es mantenerse al día con las exigencias legales y dentro de estas exigencias legales se encuentra la normativa relativa al Compliance.

Los deberes de supervisión, vigilancia y control que se establece en la normativa de Compliance se traducen en una correcta implementación y seguimiento de las siguientes medidas de control del riesgo corporativo:

 

1. La existencia de un código de conducta y de un sistema disciplinario acorde con el código de conducta que sancione al empleado o directivo en el caso de incumplimiento de las normas establecidas.

2. La implementación de un canal de denuncias que permita a los usuarios realizar las denuncias oportunas en relación a malas prácticas o posibles fraudes internos.

3. Diseño e implantación de un procedimiento para la toma de decisiones en la contratación y promoción de directivos, así como en los nombramiento de los órganos de administración. Dicho procedimiento debe estar basado siempre en altos estándares éticos.

 

El Departamento de RRHH tiene un papel fundamental en la correcta implementación, control y seguimiento de estas medidas que, no nos olvidemos, tienen como fin evitar sanciones, daños a la reputación de la empresa, pérdidas económicas y mejorar su competitividad.

Dicho esto, también es oportuno mencionar que es un gran error tratar de atribuir a un solo departamento la responsabilidad de llevar a cabo todas las tareas derivadas del compliance, ya que dicha labor debe ser compartida por varios departamentos dentro de la empresa.

  • Cada uno de los departamentos debe operar de forma independiente y debe contar con sus propias obligaciones, recursos y permisos.
  • Deben contar con asesores externos en caso de necesitarlo.

El departamento de RRHH por su labor de “puerta de entrada” a nuevos empleados y su papel en la gestión de los ya existentes tiene mucho que decir para verificar que todas las medidas de control que han sido planificadas se están implementando correctamente.

Se podría decir, sin ningún género de dudas, que el Departamento de Recursos Humanos es uno de los mayores apoyos del Compliance dentro de la empresa y ello se debe a sus funciones, entre las que se encuentran:

  • Difusión del conocimiento a través de la formación de los empleados.
  • Comunicación y concienciación de las políticas corporativas.
  • Seguimiento y control de las acciones establecidas.

 

En definitiva, las sinergias entre las funciones de Compliance y de RRHH son más que evidentes y aquellas empresas que estén interesadas en establecer un sistema de Compliance que funcione eficientementee y en el que se realice un verdadero seguimiento y control de las acciones establecidas deben hacer uso de las capacidades y fortalezas de su Departamento de Recursos Humanos

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Compliance en España: un vistazo al pasado y a lo que está por venir

 

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Una vez terminado el 2016 sería oportuno mirar atrás para ver qué ha supuesto el 2016 para la cultura del Compliance en España y también debemos echar la mirada al futuro para ver que nos traerá el 2017 y visualizar hacia donde nos dirigimos.

Si hacemos memoria, el año 2015 supuso el “pistoletazo de salida” oficial para el Compliance en España o por lo menos de cara al gran público y respaldado por la legislación, obviamente antes de este momento ya existían empresas, en su mayoría multinacionales, que habían implementado sus mecanismos de control del riesgo corporativo y habían adaptado la cultura Compliance a sus organizaciones,  pero sin duda, La irrupción de “La responsabilidad penal de las personas jurídicas” ese mismo año, supuso un antes y un después en la cultura empresarial española. 

Después del lógico desconcierto y desconocimiento inicial, el año 2016 ha sido el año de la consolidación y de la puesta en marcha.

Alguno de vosotros diréis, y con toda la razón, que todavía queda mucho camino por recorrer, pero lo que es cierto es, que, independientemente del tipo de negocio que estemos hablando, la gran mayoría de las empresas a día de hoy ya es consciente que debe adoptar programas y controles efectivos para prevenir riesgos corporativos, que dichos controles deben ser adecuados en función de las características de la empresa y que la cultura de Compliance debe estar presente a todos los niveles de la organización y promovido de forma proactiva por la Dirección, lo cual supone un claro avance.

Durante el año 2016 he escuchado de otros profesionales afirmaciones como “han surgido empresa relacionados con el Compliance como setas”, “hay mucho pirata en el mercado”, se trata de afirmaciones que comparto, pero también hay que tener en cuenta que se trata de una situación propia de mercados en fases iniciales y que tienden a estabilizarse a medida que pasa el tiempo, separándose el grano de la paja y consolidando un modelo estándar o aceptado por el mercado durante el proceso.

Pero ¿hacia qué modelo nos dirigimos?

 A título personal y sin dudarlo ni un segundo, tengo claro que tendemos a replicar las prácticas existentes en el modelo anglosajón. Aquellos de nosotros que hemos estado en contacto con empresas y clientes de servicios de Compliance en el ámbito anglosajón, podemos ver la evolución.

Se trata de países que cuentan con una cultura de Compliance arraigada y que han podido desarrollar herramientas para el control de los riesgos corporativos y probar la eficacia de las mismas. La influencia de las empresas anglosajonas a nivel global ha favorecido que sus prácticas y estándares sean adoptados por aquellos que se propongan entablar relaciones comerciales con ellas. 

Por poner un ejemplo tangible, los Canales de Denuncias (Whistleblowing Channels) son una de las herramientas de prevención del fraude interno que se han utilizado tradicionalmente en dichos mercados y cuya utilización en España se está generalizando debido a su carácter preventivo y a su trazabilidad.

El Canal de Denuncias por lo tanto ha sido una tendencia de Compliance confirmada en el 2016.

Y de cara al 2017, ¿qué tendencia de Compliance podemos esperar para el 2017?

Otra de las herramientas de uso generalizado en el mundo anglosajón para el control de los riesgos corporativos junto con el Canal de Denuncias, son los informes de Pre-Employment Screening también llamados informes de Background Screening.

¿Cuáles son las características de estos informes?

Su uso es masivo y se realizan durante el proceso de selección del candidato a nuevo empleado, su objetivo es claro y directo, no permitir la entrada a la empresa de aquellos candidatos que puedan representar un riesgo potencial para la organización, se trata sin duda de una herramienta de Compliance de gran utilizad ya que, la mejor manera de evitar un riesgo es no correrlo y la mejor manera de evitar el riesgo de un empleado problemático es no contratarlo, además de ser la forma más barata.

Sin duda alguna, los informes de Background Screening seguirán los pasos del Canal de Denuncias en 2016 y se convertirán en la tendencia de 2017 como otro paso más dentro del mundo del Compliance.

Y por último, ¿se ha producido un cambio de mentalidad con respecto al Compliance?

Los cambios de mentalidad y de hábitos toman su tiempo como es lógico, en un anterior post hablé de la importancia del Compliance como parte del desarrollo de negocio de las empresas y hace unos días me ha alegrado ver que Expansión habla del Compliance con el mismo enfoque.

Está claro que todavía tardará tiempo en que se vea de forma generalizada al Compliance no como una carga o como una imposición, sino como una forma de fortalecer a su empresa, hacerla más segura, más competitiva, con menos riesgos corporativos y con mejores capacidades para poder optar a nuevas oportunidades de negocio.

El tiempo lo pondrá todo en su sitio, pero a día de hoy creo que podemos afirmar que vamos por el buen camino…

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