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En la Prevención de Fraude

El CCO, sus funciones y obligaciones

legal 1302034 640Llevamos meses escuchando a grandes profesionales sobre que es el cumplimiento, que significa, que implica, como se aplica, quien lo aplica, quien debe ocupar ese puesto, ... y entre todo yo he echado en falta una simple descripción formal de funciones y obligaciones de este puesto.

Todos sabemos que la figura en si ya existía desde hace más de 10 años en los países anglosajones, los cuales también han pasado por la “fiebre” que estamos pasando. Lo bueno de esto es que han tenido tiempo de hacer pruebas de acierto y error.

En mi experiencia, este puesto debería ser uno de los perfiles más buscados después del de los empleados nuevos. El siguiente es un modelo de descripción de esta posición que fue proporcionado por cortesía de Tyler & Company, una compañía de Atlanta (GA). La descripción definitiva ha de hacerla cada empresa adaptándose a su propio modelo de organización y a las circunstancias normativas, y asesorándose adecuadamente.

RESUMEN GENERAL

El Director de Cumplimiento supervisa el Programa de Cumplimiento Corporativo, que funciona como un órgano independiente y objetivo que revisa y evalúa los problemas / preocupaciones de cumplimiento dentro de la organización. La posición asegura que el Consejo de Administración, dirección y los empleados están en conformidad con las normas y reglamentos de las agencias reguladoras, que las políticas y procedimientos de la compañía se están siguiendo, y que el comportamiento en la organización cumple con los estándares de conducta de la compañía.

La Oficina de Cumplimiento Corporativo existe:
• Como un canal de comunicación para recibir y orientar los problemas de cumplimiento a los recursos apropiados para la investigación y resolución, y
• Como un recurso interno final con el que las partes pueden comunicarse después de haber agotado otros canales y recursos formales.

OBJETIVO GENERAL

El Director de Cumplimiento actúa como empleado para el CEO y el Consejo de Cumplimiento Corporativo mediante el seguimiento y notificación de los resultados de los esfuerzos en cumplimiento / ética de la compañía y en proporcionar orientación a la Junta y al equipo de alta dirección de los asuntos relacionados con el cumplimiento. El Director de Cumplimiento, junto con el Comité de Cumplimiento Corporativo, está autorizado para implementar todas las acciones necesarias para asegurar el logro de los objetivos de un programa de cumplimiento efectivo.

OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES

Desarrolla, inicia, mantiene y revisa las políticas y procedimientos para el funcionamiento general del Programa de Cumplimiento y sus actividades relacionadas para prevenir la conducta ilegal, no ética o inadecuada. Gestiona el funcionamiento del día a día del programa.

Desarrolla, revisa y actualiza periódicamente las normas de conducta para asegurar su actualización y pertinencia para orientar a los directivos y empleados.

Colabora con otros departamentos (por ejemplo, gestión de riesgos, auditoría interna, los servicios del empleado, etc.) para dirigir los problemas de cumplimiento a los canales apropiados existentes para la investigación y la resolución. Consulta con el abogado corporativo, según sea necesario, para resolver los problemas de cumplimiento legales difíciles.

Responde a las presuntas violaciones de las normas, reglamentos, políticas, procedimientos y normas de conducta mediante la evaluación o la recomendación de la iniciación de los procedimientos de investigación. Desarrolla y supervisa un sistema para el manejo uniforme de tales violaciones.

Actúa como un órgano independiente de revisión y evaluación para garantizar que las cuestiones de cumplimiento / preocupaciones dentro de la organización están siendo evaluadas adecuadamente, investigadas y resueltas.

Monitorea, y si es necesario, coordina las actividades de cumplimiento de otros departamentos para que se mantengan al tanto de la situación de todas las actividades de cumplimiento y para identificar tendencias.

Identifica las áreas vulnerables al cumplimiento y el riesgo; Desarrolla / implementa planes de acción correctiva para la resolución de cuestiones problemáticas, y proporciona una guía general sobre cómo evitar o hacer frente a situaciones similares en el futuro.

Proporciona informes regularmente, según le sea solicitado o esté indicado, para mantener informado al Comité de Cumplimiento Corporativo del Consejo y la alta dirección, de la operación y el progreso de los esfuerzos de cumplimiento.

Asegura la comunicación adecuada de violaciones o violaciones potenciales a los organismos ejecutivos debidamente autorizados según sea apropiado y / o requerido.

Establece y proporciona directrices y administra el canal de ética y cumplimiento.

Establece y mantiene un programa efectivo de comunicación de cumplimiento para la organización, incluyendo la promoción:
1. del uso de la Línea Ética de cumplimiento;
2. una mayor conciencia de las Normas de Conducta, y
3. la comprensión de los nuevos y existentes problemas de cumplimiento y las políticas y procedimientos relacionados.

Trabaja con el departamento de Recursos Humanos, y otros según sea apropiado, para desarrollar un programa de entrenamiento efectivo en cumplimiento, incluida la formación de introducción adecuada para los nuevos empleados, así como la formación continua para todos los empleados y directivos.

Supervisa el rendimiento del Programa de Cumplimiento y actividades relacionadas regularmente, tomando las medidas adecuadas para mejorar su eficacia.

REQUISITOS
A. Educación: Una licenciatura (deseable un Master).
B. Experiencia: Un mínimo de 10 años de experiencia en una organización ..(sector de la empresa), a fin de tener el liderazgo necesario. Familiaridad con la operativa, la calidad, las finanzas y los procedimientos y reglamentos de recursos humanos.

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Panorama del fraude a nivel global

Gertrudis Alarcón, CFE

Presidenta de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificado (ACFE, por sus siglas en inglés) de España. CEO en GAT Intelligence.

 

Articulo original: Seguritecnia Nº 432, 2016, págs. 30-32

 

Profesionales de la lucha contra el fraude, administradores de empresas, el Gobierno y los organismos reguladores y los medios de comunicación tienen un gran interés en la evaluación de la cantidad total de dinero que se pierde por fraude cada año. Aunque muchos estudios han intentado determinar el alcance del impacto financiero de este problema, los retos en llegar al verdadero costo total del fraude son numerosos.

Es imposible saber con exactitud la cantidad de fraude que se detecta o no se declara, e incluso los cálculos basados únicamente en los casos de fraude conocidos son propensos a ser subestimados, ya que muchas víctimas restan importancia o calculan mal la cantidad de daño. Sin embargo, los intentos para determinar el costo de este fenómeno, ya que la comprensión de la magnitud del problema ayuda a llamar la atención sobre su impacto, permite a las organizaciones cuantificar el riesgo de fraude, y ayuda a tomar decisiones informadas de gestión sobre la inversión en recursos y programas de lucha contra el mismo.

Mucho ha cambiado el panorama del fraude desde hace 20 años hasta la actualidad. Por aquel entonces, no había datos sobre lo que les pasaba a otras empresas, la metodología, la frecuencia o las pérdidas que causaba. Los profesionales que trabajaban en esto sabían que era un problema importante, pero no tenían forma de explicar y precisar hasta qué punto, lo que hacía que las empresas no vieran la enorme amenaza a la que se enfrentaban.

Hace 20 años, Joseph T. Wells, CFE, CPA, fundador y presidente de ACFE, dirigió la publicación del primer informe: Naciones sobre Fraude Ocupacional y Abuso. Ese estudio fue un esfuerzo verdaderamente innovador y complicado de realizar. El análisis de la información de casos reales proporcionada por Examinadores de Fraude Certificados (CFE) permitió presentar datos estadísticos sobre el costo del fraude laboral, los autores y las victimas y los diversos métodos utilizados para cometer estos delitos. Fue el primer estudio de este tipo, y los hallazgos de 1996 sirvieron de base para gran parte de lo que hoy sabemos acerca del fraude y abuso ocupacional (el que se lleva a cabo en el desempeño del trabajo para la empresa). Una gran contribución de este documento a la comunidad de lucha contra el fraude ha sido y es ayudar a elevar el nivel general de conocimiento acerca del riesgo de fraude.

Ahora vivimos en un mundo donde prácticamente todas las empresas, gobiernos y organizaciones entienden que el fraude es una amenaza que debe tratarse. El reto de la prevención y detección de estos delitos sigue siendo formidable, pero reconocer la amenaza es el primer paso.

 

El costo del fraude

Los CFE que participaron en nuestra encuesta estimaron que la organización típica pierde un 5 por ciento de los ingresos en un año determinado como resultado de fraudes dentro de la compañía. La pérdida total causada por los casos de nuestro estudio superó los 6.3 mil millones de dólares, con una pérdida promedio por caja de 2.7 millones de dólares. La pérdida media para todos los casos en nuestro estudio fue de 150.000 dólares, con el 23,2 por ciento de los casos que ocasionan pérdidas de un millón o más de dólares.

El fraude más utilizado: La apropiación indebida de activos fue, de lejos, la forma más común de fraude laboral, que ocurrió en más del 83 por ciento de los casos, pero causando la pérdida media más pequeña de 125.000 dólares.

El fraude en los estados financieros estaba en el otro extremo del espectro, se producen en menos del 10 por ciento de los casos, pero causan una pérdida promedio de 975.000 dólares.

Los casos de corrupción cayeron en el medio, con el 35,4 por ciento de los casos y una pérdida promedio de 200.000 dólares. Entre las diversas formas de apropiación indebida de activos, los esquemas de facturación y de manipulación plantean el mayor riesgo en función de su frecuencia relativa y la pérdida media.

 

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 Report to the nations 2016, ACFE

Impacto económico

Mientras que la duración media de los fraudes en nuestro estudio fue de 18 meses, las pérdidas se elevaron a medida que la duración aumenta. En el extremo, los fraudes que duraron más de cinco años causaron una pérdida promedio de 850.000 dólares. En el 94,5 por ciento de los casos en nuestro estudio, el autor hizo esfuerzos para ocultar el fraude.

Los métodos de ocultación más comunes fueron la creación y la modificación de los documentos físicos. 

 

Los métodos de detección

El método de detección más común en nuestro informe fueron las confidencias (39,1 por ciento de los casos), pero las organizaciones en las que había líneas de denuncia eran mucho más propensas a detectar el fraude a través de confidencias que las organizaciones sin líneas de denuncia (47,3 por ciento frente a 28,2 por ciento respectivamente).

Cuando el fraude fue descubierto a través de métodos de detección activos, tales como la vigilancia y seguimiento o la conciliación de cuentas, la pérdida media y mediana de duración de los fraudes eran más bajos que cuando se detectaron los esquemas a través de los métodos pasivos, como notificación por la Policía o por descubrimiento accidental.

En lo que respecta a los denunciantes eran más propensos a reportar el fraude a sus supervisores directos (20,6 por ciento de los casos) o ejecutivos de la empresa (18 por ciento). Aproximadamente dos tercios de los casos que se recibieron para analizar eran de empresas, privadas o públicas. Estas organizaciones con fines de lucro sufrieron las mayores pérdidas entre los tipos de compañías analizadas, 180.000 dólares y 178.000 dólares respectivamente.

De los casos que involucran una víctima del gobierno, las que se produjeron en el ámbito nacional informó de la pérdida media más alta (194.000 dólares), en comparación con el estado o provincia (100.000 dólares) y las entidades locales (80.000 dólares).

 

Pérdidas por fraude

La pérdida media sufrida por las organizaciones pequeñas (con menos de 100 empleados) era el mismo que el que incurren las organizaciones más grandes (aquellas con más de 10.000 empleados). Sin embargo, este tipo de pérdida es probable que tenga un impacto mucho mayor en las organizaciones más pequeñas. Así mismo, las compañías de diferentes tamaños tienden a tener diferentes riesgos de fraude.

La corrupción es más frecuente en las organizaciones más grandes, mientras que la manipulación de documentos de pago y nómina, "sisar" y otras formas de hurto de efectivo eran dos veces más comunes en las empresas pequeñas que en las grandes.

Los servicios bancarios y financieros, las empresas del Gobierno, de la Administración Pública y de la fabricación fueron los sectores más representados en los casos de fraude que examinamos. Aunque la minería y el comercio al por mayor tenían menor cantidad de casos que cualquier otra industria en nuestro estudio, estas informaron las mayores pérdidas con un promedio de 500.000 y 450.000 dólares, respectivamente.

 

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Report to the nations 2016, ACFE

 

Conclusión

Cuantas más personas participan en un esquema de fraude laboral, más elevadas son las pérdidas. La pérdida media causada por un solo autor era 85.000 dólares. Cuando dos personas conspiraron, la pérdida promedio fue de 150.000 dólares; tres conspiradores causaron 220.000 dólares en pérdidas; cuatro ocasionó 294.000 dólares; y para los esquemas con cinco o más autores, la pérdida promedio fue de 633.000 dólares.

Los autores de fraudes tienden a mostrar signos de advertencia en su comportamiento cuando se dedicaban a sus crímenes. Las señales de alerta más comunes son: viven encima de sus posibilidades, tienen dificultades financieras, inusualmente estrecha asociación con un proveedor o cliente, problemas de control excesivos, una actitud general "Negociante" que implica el comportamiento sin escrúpulos y problemas recientes de divorcio o de la familia. Al menos una de estas señales de alerta se exhibió durante el fraude en el 78,9 por ciento de los casos.

La mayoría de los defraudadores profesionales son delincuentes por primera vez. Sólo el 5,2 por ciento de los autores de este estudio ya había sido condenado por un delito relacionado con el fraude, y sólo el 8,3 por ciento había sido despedido anteriormente por un empleador por conducta relacionados con el fraude.

En el 40,7 por ciento de los casos, las organizaciones de víctimas decidieron no remitir sus casos de fraude a la justicia. El miedo a la mala publicidad es el motivo más citado. De los casos que sí se llevaron a la justicia, el 23,1 por ciento resultó en una demanda civil, y el 80,8 por ciento de estos casos terminados condujo a una sentencia o una negociación.

En nuestro estudio, el 8,4 por ciento de las organizaciones víctimas fueron multados como resultado del fraude. La proporción de las organizaciones víctimas sancionadas fue más alta en la Europa Occidental (15,6 por ciento), Asia del Sur (13,6 por ciento), y Asia y el Pacifico (11,7 por ciento). 

El informe completo del Report to the Nations on Occupational Fraud 2016, en su versión original, se puede descargar en: www.acfe.com. Asimismo. para la elaboración del estudio de este año se analizaron 2.410 casos de fraude que tuvieron lugar en 114 países de todos los continentes.

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Por qué externalizar el control del fraude es rentable para la empresa

fraudePonerse la venda antes de la herida tiene un gran coste. La sociedad exige a las empresas un comportamiento ético, y la Ley, también. Esto significa que, no sólo las personas físicas pueden cometer delitos, y ser castigadas por ello, también las empresas pueden ser juzgadas y condenadas. En el caso de tener al momento de la comisión del delito, modelos de gestión y organización, vigilancia, control y prevención, la persona jurídica podria aminorar las penas o ser exonerada.

 En este sentido, la evolución natural de la responsabilidad social corporativa da un paso de gigante al pasar de las recomendaciones a la “obligatoriedad” de anticiparse. 

Por lo tanto, en el actual marco legal resulta casi obligatorio para las empresas, contar con herramientas para la identificación de los riesgos a los que está expuesta por su actividad:

  1. Contar con un código de valores y principios para orientar las acciones de los empleados.
  2. Evitar la contratación de personas no adecuadas de personal previniendo los riesgos potenciales por medio de las verificaciones de currículum.
  3. Contar con un programa de formación anual en ética y cumplimiento para asegurarse del conocimiento de la misma.
  4. Tener un canal de comunicación en la organización (canal de denuncia) para poder denunciar de manera confidencial acciones irregulares o ilícitas que puedan ocurrir en el marco de la actividad de la empresa.
  5. Evaluación bianual de la reputación de los directivos de la compañía para la identificación de potenciales conflictos.
  6. Due Diligence de las terceras partes con las que se realizan actividades comerciales.
  7. Análisis de datos para detectar actividades anómalas.
  8. Evaluación específica de las acciones antifraude por parte de terceros especialistas, que puedan ofrecer consejos objetivos y que puedan asesorar sobre las metodologías, sesgos, conclusiones, etc.

ética empresarial

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¿Sabes DE VERDAD a quién contratas en tu empresa?

Proceso de seleccion

El siguiente paso en la Selección de Personal: 

El Compliance como herramienta en la contratación de nuevos empleados.

 

Muchos recordarán un famoso anuncio de televisión de hace unos años en los que se preguntaba “Y tú, ¿cueces o enriqueces?”, o en otras palabras “Y tú, ¿te limitas a hacer lo justo o de verdad haces las cosas bien?”.

Eso mismo se podría extrapolar a la situación de las empresas españolas con respecto al Compliance y más concretamente a los cambios legislativos relativos a “La Responsabilidad Penal de la Persona Jurídica”, la cual está suponiendo un verdadero cambio en la mentalidad empresarial en España.

A día de hoy, la mayoría de las empresas españolas ya son conocedoras de los cambios legales que ha traído consigo la “Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas” y ahora es el momento de dar un paso más y pasar a la práctica. 

Muchas empresas ya han llevado a cabo o están en proceso de llevar a cabo sus auditorías de Compliance, diseñando su mapa de riesgos y redactando sus códigos éticos … y ¿después qué? después viene el trabajo del día a día y en esa actividad diaria es donde hay que implementar mecanismos eficaces de control en las áreas señaladas en el mapa de riesgos.

Hoy me centraré en una de esas áreas, la Selección de nuevos empleados.

A estas alturas nadie debería poner en duda que la incorporación de una nueva persona en una organización siempre supone un riesgo para la empresa y que aumenta cuanto más alto es el perfil del nuevo empleado.

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Cómo Gestionar los Riesgos de su empresa

Queramos admitirlo o no, estamos en situación de permanente riesgo. Especialmente las empresas, porque a los riesgos internos y a los propios derivados de su actividad, hay que añadirles los externos, en la mayoría de casos, difícilmente previsibles y, por tanto, inabordables.

cumplimiento

Los principales riesgos externos que pueden afectar a una empresa pueden dividirse en 4 grupos:

Los riesgos estratégicos

Pueden ser de naturaleza geopolítica, o venir desde el mercado y la competencia, derivados de fusiones y adquisiciones o incluso cabe que provengan del propio sector empresarial al que pertenece la organización.

 

Los riesgos operacionales

Tienen que ver con la cadena de suministros, la seguridad, el medio ambiente o la regulación legal.

Los riesgos financieros

Están presentes en las operaciones que requieran crédito o impliquen manejar tipos de cambio, tipos de interés y fiscalidad, con las sanciones asociadas a sus posibles incumplimientos.

Los riesgos provenientes del azar

Algunos son imprevisibles, como los desastres o catástrofes naturales, pero otros pueden y deben anticiparse, como las crisis económicas o las modificaciones legales.

A estos peligros hay que sumar la parte que internamente también puede afectar a la organización: riesgos derivados del comportamiento de los propios empleados y de los stakeholders de la compañía, riesgos derivados de la reputación y la propia cultura empresarial, así como también riesgos provenientes de operaciones inversión y hasta de la liquidez del negocio.

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