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¿Se pueden evitar los riesgos empresariales?

 

Sí, pero no. Podríamos decir que existen tres tipos de riesgos empresariales: los externos, los evitables y los estratégicos.

Los riesgos externos son los que no pueden evitarse, como las catástrofes naturales (terremotos, inundaciones, sequías) o las desgracias repentinas, como pueden ser los ataques terroristas. Uno de los riesgos externos que más daño nos está haciendo a todos estos últimos años es la crisis económica.

Los riesgos evitables son los que suceden por hacer las cosas mal. En este sentido, la solución obvia pasa por hacer las cosas bien. Si una empresa no tiene conocimiento de que se hayan realizado en su nombre pagos por corrupción, ¿es culpable? Pues sí, porque si pudiendo haber detectado señales potenciales no fue diligente a la hora de llevar a cabo una investigación adecuada para poder prevenir o solucionar el problema, debe ser responsable de su omisión.

Los riesgos estratégicos son los menos evitables de todos. De hecho, son inherentes a la propia actividad empresarial. Quien no arriesga no gana.   Si después de haber meditado los pros y los contras de una acción, se considera que es rentable y provechosa, hay que desarrollarla. Un buen ejemplo de este tipo de riesgos sería  tomar la decisión de lanzar una nueva línea de productos o de abrir un nuevo mercado.

RIESGOS

 Hay muchas actividades potencialmente “calientes” que muchas empresas realizan diariamente. Estos son algunos ejemplos de áreas críticas:

 

Donaciones caritativas y de apoyo a actividades comunitarias.

 

Gastos de viajes y entretenimiento.

 

Subvenciones educativas y patrocinios.

 

Formación subvencionada por la empresa y reuniones promocionales.

 

Apoyos a terceras organizaciones para reuniones y conferencias.

 

Patrocinios de investigación.


 Mientras algunas empresas están todavía reaccionando al incremento de las áreas críticas e intentando descubrir cómo les puede afectar la legislación, muchas otras tienen ya diseñados e implantados programas que les permiten controlar estos riesgos.

Estas son algunas de las prácticas más extendidas en muchas empresas:

Conocer y entender la legislación anticorrupción y anti soborno de los países de su entorno. Una de las leyes más conocidas es la FCPA (Foreign Corrup Practice Act) que hace que sea ilegal el pago de sobornos a funcionarios públicos de otros países para obtener o retener contratos o negocios u obtener ventajas de cualquier tipo. Esta ley prohíbe que se paguen sobornos tanto directa como indirectamente a través de terceros tanto a los americanos como a los no americanos que coticen en Estados Unidos o realicen operaciones en Estados Unidos.

Otra también muy conocida es UK Bribery Act, que incluye cuatro delitos: 1. ofrecer, permitir o dar un soborno. 2. Pedir, acordar, recibir o aceptar un soborno. 3. Sobornar a un funcionario extranjero. 4. Que siendo una empresa corporativa no se hayan tomado las medidas y procedimientos adecuados para prevenir sobornos.

En España se ha solventado el asunto con la Reforma del Código Penal, reforma que tiene similitudes con las dos legislaciones mencionadas antes, principalmente la de UK. Esta reforma sin precedentes se basa en la Convención de la OCDE para Combatir la Corrupción de Servidores Públicos Extranjeros, a la que España dijo estar de acuerdo en el año 2000. Ha llovido mucho y seguirá lloviendo ya que de momento siguen sin existir disposiciones en el ordenamiento jurídico español que digan expresamente que las organizaciones deben tener  y hacer cumplir los programas para prevenir y detectar delitos dentro de su estructura. Pero la empresa española necesita salir a buscar negocio por lo que las “directrices” o normas de funcionamiento para desarrollar políticas eficaces de lucha contra la corrupción seguirán estando guiadas por procedimientos importados.

Llevar a cabo un estudio de riesgo de soborno y corrupción. Estos estudios se enfocan en los riesgos específicos de soborno y corrupción a los que puede estar expuesta la empresa. Estos riesgos se derivan de la naturaleza de las operaciones, el grado de negocios con las administraciones públicas, el uso de agentes y contratistas, la localización del negocio y el tamaño de la empresa. Este estudio permitirá a la empresa clasificar adecuadamente los riesgos y saber donde están, de tal forma que cuando surjan temas sobre esto, la empresa podrá ser capaz de demostrar que cumplió con su obligación de identificar sus riesgos. Además, se deben realizar estudios adicionales periódicos para asegurarse de que se tienen en cuenta nuevos riesgos y desafíos ya que el entorno y las regulaciones van cambiando.

Formar y educar a todos los empleados y terceras empresas en estas políticas. La formación es realmente la llave del lanzamiento de los programas anticorrupción y anti soborno. Como mínimo, cada persona que ocupe un puesto en la empresa que pudiera conseguir negocios mediante sobornos u otras actividades impropias debe recibir la formación. También debe considerarse importante la formación a los departamentos de legales, auditoría interna, contabilidad, y empleados de áreas financieras. Este aspecto es clave para aquellas empresas que realizan operaciones en países con historia de corrupción.

Considerar una formación periódica presencial para los empleados en las áreas más críticas forma parte de cualquier programa pero además se complementa con formación on-line para el resto de empleados. Esta formación debe ser revisada por los asesores legales de la compañía a fin de asegurarse de que realmente cubre todos los riesgos.

Monitorear y controlar el cumplimiento de las mismas. Un programa anticorrupción y de cumplimiento debe estar basado en los riesgos a los que está expuesta la empresa y debe ser probado para ver si efectivamente sirven para mitigar esos riesgo. Así los responsables deben verificar que funciona, que está actualizado y que realmente sirve para identificar nuevos riesgos. Dentro de todo el programa, el monitoreo es uno de los elementos más disuasorios que existen ya que envían el mensaje a toda la organización de que la alta dirección está comprometida. El monitoreo debe ser realizado por profesionales con formación especializada, en este sentido los Examinadores de Fraude Certificados (CFE) tienen la experiencia, la formación y la disciplina necesarias para llevar a cabo esta tarea. El seguimiento adecuado de los programas anti corrupción ayudan a crear la cultura de la empresa, junto con investigaciones de seguimiento cuando surgen temas o las políticas o los controles necesitan ser actualizados.

Llevar a cabo investigaciones de las terceras empresas con las que se hacen negocios. La creación de programas y políticas para asegurar el cumplimiento no está completo si no se llevan a cabo las investigaciones necesarias sobre las empresas con las que se contratan servicios, agentes, comerciales, representantes, etc.. Esto es lo que se llama Due Diligence, es decir, cumplir con la obligación. Estas obligaciones  que sirven para mitigar los riesgos pueden ser incorporadas en los procedimientos rutinarios:

    • Llevar a cabo investigaciones pre-contractuales

 

    • Incluir clausulas contractuales

 

    • Dar formación a los terceros que quieren trabajar con la empresa.

 

    • Ejercitar el derecho a auditar.



Las investigaciones no son actividades que puede realizar cualquiera, están sujetas a estándares profesiones y requieren de una formación especializada. Estas investigaciones deben hacerse con el consentimiento de la empresa y siempre deben incluir la autorización para hacer entrevistas.

Llevar los controles financieros a procedimientos estándar. Se debe considerar la implementación de controles financieros específicos para mitigar corrupción y sobornos en las áreas más críticas de la compañía como aquellas que tramitan los contratos con organismos públicos, gestionan contratistas, realizan cobros, pagos, regalos, almuerzos, etc.. Los controles deben estar enfocados a detectar pagos ilícitos.

Verificar con expertos el cumplimiento. Muchas empresas tienen programas formales para verificar y re verificar que se cumplen con las normas y estos deberían poder identificar aspectos de temas que no podrían ser detectados de otra forma.

En mi opinión profesional estas grandes líneas pueden suponer un buen comienzo para cualquier empresa. Ya que, más allá del activismo legislativo que vivimos, en estos momentos ninguna empresa puede permitirse el lujo de estar en manos de personas sin escrúpulos a las que el futuro de nuestra empresa les da igual mientras su cuenta corriente siga engrosándose.

Líneas éticas o canales de denuncia

 

cómo evitar riesgos


 

La mayor parte de los delitos e irregularidades se descubren de manera interna, mediante auditorías o denuncias de los propios empleados.

"El perfil del delincuente es el de un hombre, de entre 41 y 50 años, que lleva trabajando en la organización entre 6 y 10 años"

En este sentido, el Código Penal, será reformado punto arriba o abajo en esta línea, y pondrá más énfasis en la adopción de medidas de prevención de delitos, lo que exigirá a todas las empresas que tengan un mecanismo de comunicación de irregularidades.

Las líneas éticas reducen a la mitad las pérdidas medias por fraude en las empresas

Las líneas éticas o canales de denuncias (whistleblowing) se encuadran en el marco de las políticas empresariales de buen gobierno corporativo. Este tipo de mecanismos favorecen la transparencia y protegen a las organizaciones.

Ejemplo real de canal de denuncias en España: http://vimeo.com/66576438

vídeo i2Ethics

El canal de denuncia permite tener un servicio externo de comunicación y reporte de irregularidades. Está dirigido a empleados, proveedores, clientes y otros posibles grupos de interés de cada compañía. Su objetivo es el de detectar a tiempo y posibilitar la denuncia del fraude interno, así como cualquier otro tipo de conductas no permitidas o impropias, que puedan afectar al capital humano, al patrimonio o a la propia reputación de la organización, por ser contrarios a sus principios.

Un canal de denuncia es un mecanismo seguro de carácter confidencial. Mediante plataformas online, teléfonos o direcciones de correo, “las líneas éticas ponen a disposición de cualquiera la posibilidad de ahorrar dinero, frenar los robos y disgustos a las empresas”, explica Gertrudis Alarcón, Examinador de Fraude Certificado (CFE) de ACFE, Asociación que próximamente tendrá una sede en España.

Ventajas de los canales de denuncias o líneas éticas

    • Reducen en un 50% las pérdidas medias por fraude (en comparación con las empresas sin línea ética)

 

    • Son la forma más rápida de detectar fraude interno y abusos

 

    • Disminuyen la duración media de los casos de fraude en varios meses

 

    • Favorecen la transparencia empresarial y protegen a la organización

 

    • Permiten anticipar nuevas tendencias en los riesgos



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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